Funktionsvergleich: KI-E-Mail-Agenten für Steuerkanzleien

Beim eingehenden Mandanten-Posteingang trennt sich das Feld: Clara und Dr. Mailo® klassifizieren eingehende E-Mails, erkennen den Mandanten und legen Antwortentwürfe zur Freigabe vor. Invecorum durchsucht das Postfach samt Anhängen, wenn man den Agenten fragt, und schreibt Entwürfe zur Freigabe; eine Sortierung eingehender Mails ist dort nicht ausgewiesen. Der DATEV Copilot tritt hier nicht an: Er liest den Posteingang nicht.

Zwischen den beiden vollständigen Anbietern entscheiden drei Punkte. Erstens, wie ein Postfach außerhalb von Microsoft 365 behandelt wird: Dr. Mailo® bindet seit Ende August 2026 auch IMAP-Postfächer an und seit dem 1. September Google Workspace, nennt in der eigenen FAQ aber vier Abstriche gegenüber Microsoft 365 — kein Sofort-Abruf, keine Kategorie im Mailprogramm, keine Terminvorschläge ohne verbundenen Kalender, kein Entwurf im Entwürfe-Ordner. Bei Clara ist ein IMAP/SMTP-Postfach bei Klassifikation, Antwortentwürfen und DMS-Ablage gleichwertig mit Microsoft 365; Outlook-Add-in und Funktionspostfächer setzen Microsoft 365 oder Exchange voraus, Gmail bindet Clara nicht an. Zweitens, was der Agent neben dem Postfach beherrscht: Claras Chat beantwortet Fragen an Postfach und Akte, erzeugt Excel-, CSV-, PDF- und Word-Dateien und liest auf Wunsch einen freigegebenen Ordner aus — dazu teilt sie Regeln und Textbausteine im Team. Drittens, worauf die Rechnung reagiert: bei Clara auf die Zahl der Nutzer, bei Dr. Mailo® auf das E-Mail-Volumen der Kanzlei.

Was den Zeitgewinn wirklich trägt, sind die unspektakulären Funktionen: Noise-Filter, Nachfassen bei fehlenden Unterlagen, Terminvorschläge aus dem Kalender. Dr. Mailo® dokumentiert sie seit September 2026 ebenfalls, die Matrix führt sie deshalb für beide als vorhanden; bei Invecorum stehen dort überwiegend „k. A.“, im DATEV Copilot Striche. Die Grundlagen dazu erklärt der Leitfaden E-Mail-Management in der Steuerkanzlei.

Die Ablage ins DATEV DMS ist das Kriterium mit den größten Bedingungs-Unterschieden. Clara schreibt über die offizielle DATEV-DMS-API in die bestehende Ordnerstruktur, mit OCR, PDF-Splitting, Stapelverarbeitung von bis zu 100 E-Mails und automatischer Vollständigkeitsprüfung, in jedem DATEV-Tarif und immer nach Freigabe. Die Details zeigt die Funktionsseite DATEV-DMS-Ablage.

Dr. Mailo® legt ebenfalls tief ab: nach Freigabe über einen Konnektor im Kanzleinetz ins DATEV DMS, ins Register der Wahl, mit Dokumentart und der erkannten Frist in der Dokumentbeschreibung — seit September 2026 in jedem Tarif und ohne Einrichtungsgebühr. Unternehmen Online gibt es dort nur auf Anfrage über einen zweiten DATEV-Partner. Der Unterschied liegt eine Ebene höher: Clara erkennt den Vorgang statt des Einzelbelegs und legt nach dem Ablage-Knigge der Kanzlei ab. Und bei der Zahl 25, die beide Anbieter nennen, lohnt der Blick auf die Einheit — Dr. Mailo® verarbeitet bis zu 25 Belege je Durchgang, Clara bis zu 100 E-Mails je Batch. Invecorum bindet DATEV wie Clara über das Riecken Cloud Gateway an und legt nach dem Ablageknigge der Kanzlei ab, als Vorschlag, den man mit einem Klick überträgt. Ob die Ablage schon beim Mail-Eingang vorbereitet wird oder Register und Jahr vorausgefüllt sind, ist dort nicht ausgewiesen und gehört in den Test. In DATEV DMS selbst legen Mitarbeiter E-Mails aus Outlook von Hand ab, mit vorbelegten Pflichtfeldern; eine automatische Ablage über Regeln ist laut DATEV-Hilfe nicht möglich. Die Zuordnung zu Mandant und Vorgang bleibt dort Handarbeit.

Fristen sind der Punkt, an dem der Funktionsvergleich zum Haftungsthema wird. Erkennung allein reicht nicht; die Frage ist, was nach der Erkennung passiert. Nennt der Absender eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut in die Aufgabe, und eine Frist, die nicht in der Mail steht, legt sie nicht an. Bleibt ein Vorgang offen, steht er oben in der Liste, und Clara setzt die Wiedervorlage selbst. Jede Änderung an einer Aufgabe steht in ihrem Verlauf.

Dr. Mailo® erkennt Fristen inklusive Rückschreibung nach DATEV und verlangt zusätzlich eine Prüfbestätigung per Klick, die laut Anbieter revisionssicher protokolliert wird; bleibt sie aus, eskaliert das System zweistufig. Wer eine formalisierte Bestätigung je einzelner Frist als Anforderung hat, findet sie dort und bei Clara nicht. Bei Invecorum sind Fristen aus Mails nicht ausgewiesen, Fristen kommen dort in der Recherche vor. Der DATEV Copilot erkennt keine Fristen aus eingehendem E-Mail-Text; die DATEV-Fristenverwaltung existiert als eigenes Kanzlei-Modul, gespeist aus Bescheiden und Vorgängen, nicht aus dem Posteingang. Wer Fristen dort absichern will, wo sie ankommen, in der E-Mail, braucht eines der Posteingangs-Tools.