Clara als Alternative zu Dr. Mailo®

Dr. Mailo® (drmailo.de) ist ein KI-E-Mail-Agent für Steuerkanzleien, betrieben von DPA Consulting. Das Kernprodukt klassifiziert E-Mails in einer zweistufigen Pipeline, erkennt Mandanten über einen nächtlichen DATEV-Stammdaten-Sync, identifiziert Fristen mit Rückschreibung nach DATEV und erstellt Antwort-Entwürfe im Kanzlei-Ton. Dazu kommt ein Doku-Agent, der Anhänge sichert, per OCR ausliest, dem richtigen Mandanten zuordnet und nach Freigabe ins DATEV DMS oder in DATEV Unternehmen Online hochlädt. In größeren Tarifen ergänzen ein Voice-Assistent, ein Mandanten-Portal und eine Kanzlei-Wissensdatenbank (RAG) das Paket; der Anbieter positioniert das Produkt als Baustein seines „KI-Betriebssystems" KORE samt Prozessberatung.

Compliance-seitig ist Dr. Mailo® transparent aufgestellt: Der AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive §203-Abschnitt, die Subprozessoren-Liste mit Zweck und Standort sowie eine Trust-Seite sind öffentlich abrufbar. Das Kern-Hosting (Datenbank, Frontend) läuft in der EU in Stockholm und Frankfurt. Für die KI-Verarbeitung gilt ein BYOK-Modell: Kanzleien bringen ihren eigenen API-Key für OpenAI, Anthropic oder Google mit oder nutzen das Azure-OpenAI-Kontingent des Anbieters mit EU-Region Schweden.

Die Preise sind öffentlich: vier Tarife pro Kanzlei von 149 € bis ab 2.490 €/Monat zzgl. MwSt., DATEV-Integration ab dem Tarif Klarheit (790 €), 14 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte. Voraussetzung ist ein Microsoft-365- oder Outlook-Postfach; IMAP und Google Workspace nennt der Anbieter als Planung für Q3/2026.

Dr. Mailo® führt den eigenen KI-Schlüssel (Bring Your Own Key) in seinem Vergleich als Vorteil. Sehenswert ist, wie das Modell im Detail funktioniert: Der eigene Key ist dort nicht Zusatzoption, sondern der vorgesehene Betriebszustand. Die FAQ des Anbieters formuliert es selbst: Das eigene Azure-Kontingent gilt, „bis Ihr eigener Key eingerichtet ist" (drmailo.de, Stand Juli 2026). Die Onboarding-Gebühr von 990 bis 1.490 € enthält ausgewiesen das „Azure OpenAI Setup", also die Einrichtung dieses Schlüssels.

Entscheidend ist die zweite Hälfte der Konstruktion: Die Zusagen zu Training und EU-Verarbeitung gelten laut Trust-Seite für den anbietereigenen EU-KI-Zugang. Beim eigenen Schlüssel gelten „die Bedingungen Ihres Anbieters". Konkret heißt das: Die Kanzlei prüft die API-Bedingungen von OpenAI, Anthropic oder Google selbst, bewertet Drittlandtransfers selbst, verwaltet Keys, Limits und Modellwechsel selbst und zahlt den API-Verbrauch zusätzlich zur Lizenz. Für den sensibelsten Datenfluss des Produkts, Mandanten-E-Mails ins Sprachmodell, liegt die Compliance-Verantwortung damit bei der Kanzlei.

Clara zieht die Grenze anders: EU-hostete LLMs mit vertraglichem Zero Retention sind Teil des Produkts. Kein eigener Key, keine separate API-Rechnung, keine Abwägung zwischen US-Anbietern und Azure-Regionen. Die Verantwortung für den LLM-Stack bleibt beim Auftragsverarbeiter, dokumentiert im Trust Center.

Dr. Mailo® nennt die Zeitersparnis direkt in den Tarifen: 8 Stunden pro Woche im Starter, 60 Stunden pro Woche bei drei Postfächern, 200 Stunden pro Woche bei zehn, dazu der Vergleich mit den Kosten einer Steuerfachangestellten und „ROI ab dem ersten Monat". Grundlage ist laut Fußnote eine Modellrechnung: 2 Minuten pro E-Mail plus 20 Minuten Postfach-Verwaltung pro Tag, hochgerechnet auf das Volumen des jeweiligen Tarifs (Stand Juli 2026). Das sind Annahmen, keine Messwerte.

Clara rechnet bewusst konservativer: 2 bis 3 Stunden täglich pro Team für Sortieren, Ablegen und Standardantworten. Und statt einer Hochrechnung gibt es einen Messpunkt: Im Schattenbetrieb klassifiziert Clara zwei bis vier Wochen parallel zum bestehenden Ablauf, die Trefferquote ist pro Kanzlei sichtbar, bevor die erste echte Antwort rausgeht. Unser Rat gilt für beide Anbieter: Rechne nicht mit Modellannahmen aus dem Marketing, miss deine eigenen Zahlen in der Testphase.

Dr. Mailo® positioniert sich als Baustein eines „KI-Betriebssystems" namens KORE und ordnet Clara in seinem eigenen Vergleich als einzelnes Werkzeug ein. Fair ist: Beim E-Mail-Agenten selbst nennt der Anbieter beide Produkte offen vergleichbar. Der Unterschied soll danach beginnen.

Was hinter KORE steht, beschreibt Dr. Mailo® selbst: KI-Prozessberatung mit Reifegrad-Analyse, einer Roadmap „von Stufe 1.0 zu 4.0" und begleiteter Einführung. Das ist ein Transformationsprojekt mit einem Beratungsunternehmen, mit Terminen, Workshops und Ausbaustufen, die erst noch entstehen. Wer genau das sucht, findet dort ein Angebot. Nur ist es kein Produktvorteil, sondern ein Beratungsvertrag, und er bindet die Kanzlei an das Ökosystem eines einzelnen Anbieters.

Clara geht den umgekehrten Weg: agentische Infrastruktur als Produkt. E-Mail-Agent, Doku-Agent und DATEV-Anbindung sind der Anfang, nicht der Endausbau. Neue Fähigkeiten kommen als Produkt-Updates für alle Kanzleien, ohne Reifegrad-Audit, ohne Beratungsprojekt, ohne Tagessätze. Eine Kanzlei muss keine „KI-Reise" kaufen, um einen leeren Posteingang zu bekommen: anbinden, Schattenbetrieb, Vollbetrieb.

Dr. Mailo® ist ein ernstzunehmendes Produkt mit ähnlichem Zuschnitt. Clara ist die bessere Wahl, wenn dir diese Punkte wichtig sind:

• EU-only-LLM-Stack ohne Eigenverantwortung: Clara stellt EU-hostete LLMs mit vertraglichem Zero Retention bereit. Kein BYOK, keine eigene Key-Verwaltung, keine Abwägung zwischen US-Anbietern und Azure-Region.
• Postfach-Freiheit heute: Microsoft 365 per OAuth2 oder jedes IMAP/SMTP-Postfach. Kanzleien ohne Microsoft 365 müssen nicht auf eine Roadmap warten.
• Chat-Assistent mit Spracheingabe in jedem Paket: Anweisungen einsprechen statt tippen, Batch-Entwürfe für mehrere Mandanten direkt ins Outlook-Postfach, Regeln im Dialog erstellen, Microsoft- und Google-Kalender für konkrete Terminvorschläge.
• DMS-Tiefe statt Beleg-Upload: Vorgangserkennung, adaptive Ablagestruktur pro Mandant, Batch-Upload und Audit-Trail, nicht nur OCR und Einzelfreigabe.
• Pro-Nutzer-Preise ohne Einstiegshürde: ab 150 €/Nutzer/Monat inkl. DATEV-Stammdaten-Anbindung, keine Einrichtungsgebühr, kein Tarif-Sprung auf 790 €/Monat für die DATEV-Integration.
• Keine E-Mail-Kontingente, keine Bindungslogik: Abrechnung pro Nutzer statt pro E-Mail-Volumen, monatlich zum Monatsende kündbar, Jahresabo ohne automatische Verlängerung und ohne Ausgleichszahlung.
• §203-Stack heute vollständig: Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB, §62a StBerG, AVV nach Art. 28 DSGVO und 14 Subprozessoren, dokumentiert und in dieser Form im Einsatz.
• Geführtes Onboarding mit Schattenbetrieb: zwei bis vier Wochen von Setup bis Vollbetrieb, mit messbarer Klassifikations-Qualität, bevor die erste echte Antwort rausgeht.

Umgekehrt gilt: Wer ein Mandanten-Portal oder eine Kanzlei-Wissensdatenbank im selben Produkt sucht oder bewusst den eigenen LLM-Vertrag mitbringen will, findet bei Dr. Mailo® Argumente. Details zu Paketen und Konditionen auf der Preisseite, Compliance-Dokumentation im Trust Center. Oder direkt eine Demo vereinbaren. 30 Minuten, live am eigenen Postfach.