Was Clara für dich übernimmt
Clara ist der KI-Agent für Steuerkanzleien: Sie liest jede Mandanten-Mail, ordnet sie zu, legt Dokumente im DATEV DMS ab und schreibt Antworten im Stil der Kanzlei. Entscheiden bleibt beim Menschen.
TL;DR
Clara ist der KI-Agent für Steuerkanzleien. Sie arbeitet in Microsoft 365, Exchange oder einem IMAP-Postfach und über die offizielle DATEV-Schnittstelle: Mandanten-Mails klassifizieren, Antwortentwürfe im Schreibstil der Kanzlei, Fristen aus freiem Text erkennen, Dokumente im DATEV DMS ablegen. Die Einrichtung dauert rund 30 Minuten, gehostet wird in Frankfurt, § 203-konform und ohne Training auf Kundendaten. Ab 150 € netto pro Nutzer und Monat, mit DMS-Ablage ab 250 €. Freigegeben wird jede Antwort von einem Menschen.
Was Clara von selbst tut
Über Nacht gesichtet und geordnet. Morgens liegt vor, was du nur noch freigeben musst.
Antwortentwurf erstellenDie Antwort liegt fertig im Entwurfsordner, im Stil der Kanzlei.Clara liest den Verlauf, erkennt das Anliegen und schreibt im gelernten Schreibstil. Sie versendet nicht — der Entwurf wartet auf die Freigabe.
Die To-do-Liste führt sich selbstDu siehst, worauf du bei welchem Mandanten wartest und was überfällig ist.Aus Zusagen und Bitten entstehen Einträge in beide Richtungen. Genannte Fristen laufen mit — gesetzliche Fristen berechnet Clara nicht.
DMS-AblageDer Ablagevorschlag steht bereit, ein Klick legt ab.Clara ordnet Mail und Anhänge Mandant und Register zu, splittet PDFs und schreibt die Ablagehistorie mit. Bestehende Strukturen bleiben. Nur DATEV.
Entwurf nach der AblageLiegt das Dokument in der Akte, steht der Versand-Entwurf bereit.Bescheid, BWA oder Lohnauswertung: Clara schreibt die Nachricht an den Mandanten und hängt das abgelegte Dokument an. Einmal als Regel beschrieben, ausgelöst durch die Ablage.
An Clara delegierenRegeln als Sätze — einmal beschreiben, dann läuft es von selbst.Keine Wenn-Dann-Bäume, sondern Sätze: „Newsletter aussortieren“, „Finanzamt-Post bei kurzen Fristen als dringend markieren“.
Was du ihr aufträgst
Ein Satz genügt. Ton, Empfänger und Betreff gehören zum Auftrag — der Chat ist die Eingabe, nicht das Produkt.
Suche in E-Mail und DMSWo steht der Vorgang? Clara liest Verlauf und Akte.Sie durchsucht Postfach und DATEV-Akte gemeinsam und fasst zusammen, was vereinbart wurde und was offen ist — mit Verweis auf die Quelle.
BescheidprüfungAbweichung, Begründung, Einspruch — auch für zwanzig auf einmal.Clara vergleicht den Bescheid mit der Erklärung, benennt die Abweichung und legt den Einspruchsentwurf vor. Prüfen und freigeben bleibt bei dir.
Tagesaktuelle GesetzesdatenbankAntwort mit amtlicher Fundstelle, täglich aktueller Stand.Recherche in einer täglich aktualisierten Rechtsdatenbank. Jede Antwort nennt die Fundstelle, damit sie prüfbar bleibt.
Dokumente erstellenAuswertung, Liste oder Übersicht — fertig zum Herunterladen.Clara erzeugt Excel-, CSV-, PDF- und Word-Dateien direkt aus dem Chat, aus dem, was sie im Postfach und in der Akte findet — und bearbeitet ein bestehendes Word-Dokument auch weiter.
Meetings buchenClara schlägt Termine vor und trägt sie ein.Sie prüft die Verfügbarkeit in allen verbundenen Kalendern, schlägt passende Zeiten vor und bucht den Termin — nach deiner Bestätigung, mit Einladung an alle Teilnehmer.
Routinemails im StapelEin Auftrag, zwanzig eigene Mails.Clara schreibt jede Mail einzeln, zieht den passenden Anhang aus der DATEV-Akte und legt alle als Entwürfe vor. Kein Serienbrief.
Routinen
Das alles beschreibst du Clara einmal. Danach läuft es von selbst.
Newsletter aussortierenLieferantenrechnungen ablegenMandanten-Rückfragen weiterleiten und Eingang bestätigenFinanzamt-Post markieren, bei kurzen Fristen als dringendPersonalfragebogen auf Vollständigkeit prüfen, Fehlendes nachfragenBWA lesen und den Versand an den Mandanten vorbereitenDeine nächste Routine, in einem Satz
Häufige Fragen zu Funktionen
Versendet Clara selbst?
Nein. Antworten an Mandanten sind ausnahmslos Entwürfe, versendet wird erst, wenn ein Mensch freigibt. Automatisch versendet Clara nur, was du ausdrücklich als Weiterleitungsregel eingerichtet hast. Jede Klassifikation und jede Ablage ist nachvollziehbar und korrigierbar, und jede Korrektur fließt in Claras Lernen zurück.
Funktioniert Clara ohne DATEV?
Ja. Der Agent-Tarif arbeitet ohne DATEV-Anbindung: Sortieren, Antwortentwürfe, Aufgaben, Recherche und Bescheidprüfung aus E-Mail-Anhängen. Ihre volle Stärke spielt Clara mit der DATEV-DMS-Anbindung aus, mit Ablage, Akte und Anhängen je Mandant.
Braucht das eine Migration?
Nein. Clara hängt sich an Outlook und DATEV, wie sie sind. Bestehende Ordnerstrukturen bleiben, im DMS wie im Postfach. Für Outlook gibt es ein von Microsoft verifiziertes Add-in aus dem AppSource-Store, dazu kommt die Web-App.
Was passiert mit unseren Daten?
Clara verarbeitet alle Daten ausschließlich in europäischen Rechenzentren, verschlüsselt Zugangsdaten und E-Mail-Inhalte mit AES-256 und nutzt deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen, vertraglich zugesichert. Du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.
Wie lernt Clara unsere Kanzlei?
Beim Start kalibriert sich Clara an deinem Postfach: Ordner, Tags und dein Schreibstil kommen aus deiner bisherigen Korrespondenz. Mit der DATEV-Anbindung kennt sie zusätzlich deine Mandanten. Alles Weitere beschreibst du ihr in einfachen Sätzen als Regel. Aus deinen Freigaben und Korrekturen lernt sie kontinuierlich weiter.
