Glossar

Begriffe für Steuerkanzleien

30 zentrale Begriffe rund um KI-Agenten, DATEV-Integration, § 203 StGB und Kanzlei-Workflows. Kompakt, sachlich und mit konkretem Bezug zur Praxis.

Stand: 22. September 2026

Themen

01 · Steuerrecht & Compliance

Steuerrecht & Compliance

10 Begriffe

§203 StGB: §203 StGB schützt das Berufsgeheimnis von Steuerberatern, Ärzten, Anwälten und anderen Berufsgeheimnisträgern. Wer Mandantendaten unbefugt offenbart, macht sich strafbar (bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe). Bei der Auslagerung an Drittanbieter wie KI-Tools sind nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB drei Voraussetzungen zu erfüllen: schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung der mitwirkenden Personen, Belehrung über die Strafbarkeitsfolgen und Beschränkung auf das Erforderliche. Mehr im Trust Center →
§62a StBerG: §62a Steuerberatungsgesetz regelt die Auslagerung von Tätigkeiten an externe Dienstleister durch Steuerberater. Die Norm ergänzt §203 StGB um berufsständische Anforderungen: Drittanbieter müssen vertraglich auf Verschwiegenheit verpflichtet, in den Geheimnisträger-Kreis einbezogen und über die strafrechtlichen Konsequenzen belehrt werden. Ohne diesen dokumentierten Stack bleibt die Nutzung von KI-Tools mit Mandantendaten berufsrechtlich angreifbar.
AVV / Auftragsverarbeitungsvertrag: Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist die vertragliche Grundlage, auf der ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet. Er regelt Weisungsbindung, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Subprozessoren-Beizug, Audit-Rechte und Mitwirkungspflichten. Für Steuerkanzleien ist der AVV Pflicht bei jeder Drittanbieter-Nutzung, auch bei Cloud-Tools, KI-Diensten und Kommunikations-Plattformen. Mehr im Trust Center →
Berufsgeheimnisträger: Berufsgeheimnisträger sind in §203 StGB enumerativ aufgeführte Berufsgruppen, deren Tätigkeit das Vertrauen der Mandanten besonders schützt: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Ärzte, Apotheker und weitere. Was sie in Ausübung ihres Berufs erfahren, gilt als anvertrautes Geheimnis. Mitarbeiter und externe Dienstleister werden durch ausdrückliche Verpflichtung in den Geheimnisträger-Kreis einbezogen, der Schutz erstreckt sich dann auf den gesamten Stack.
Subprozessor: Ein Subprozessor (oder Sub-Auftragsverarbeiter) ist ein Dienstleister, den ein Anbieter mit Teilen der Datenverarbeitung beauftragt: typischerweise Hosting-Provider, LLM-Anbieter, E-Mail-Versanddienste oder Analytics-Tools. Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO ist die Beauftragung nur mit vorheriger Genehmigung des Verantwortlichen zulässig. Eine vollständige öffentliche Subprozessoren-Liste ist Standard für vertrauenswürdige B2B-SaaS-Anbieter. Mehr im Trust Center →
Zero Data Retention: Zero Data Retention bezeichnet die vertragliche und technische Zusicherung eines KI-Anbieters, eingegebene Daten und generierte Antworten nicht persistent zu speichern und nicht für Modelltraining zu verwenden. Bei den meisten Standard-LLM-APIs ist Zero Retention nicht der Default; sie muss explizit vertraglich vereinbart werden. Clara setzt Zero Retention vertraglich für alle eingesetzten LLM-Provider durch und dokumentiert dies im AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
EU Data Boundary: EU Data Boundary bezeichnet die Zusicherung eines Cloud-Anbieters, Kundendaten ausschließlich innerhalb der EU bzw. EFTA zu speichern und zu verarbeiten, inklusive Backups, Logs und Support-Daten. Microsoft hat den Begriff 2022 für sein M365-Geschäft etabliert, andere Anbieter haben nachgezogen. Für Steuerkanzleien ist EU-only-Verarbeitung eine Grundvoraussetzung der DSGVO-konformen Drittanbieter-Nutzung.
EU AI Act / KI-Verordnung: Der EU AI Act, deutsch KI-Verordnung, reguliert KI-Systeme nach Risikoklassen: verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme mit umfangreichen Pflichten, Transparenzpflichten und minimales Risiko. Typische Kanzlei-Anwendungen wie E-Mail-Klassifikation, Antwortentwürfe oder Recherche fallen nicht unter die Hochrisiko-Kategorien nach Anhang III; relevant würde das etwa bei KI-gestützter Personalauswahl in der eigenen Kanzlei. Für Steuerkanzleien ist vor allem Art. 4 einschlägig, die Pflicht zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Die übrigen Fristen wurden durch den Digital Omnibus verschoben. Mehr im Fristen-Überblick →
Schatten-KI: Schatten-KI ist die Nutzung von KI-Werkzeugen durch Kanzlei-Mitarbeitende ohne Wissen und Freigabe der Kanzleileitung, typischerweise über private Konten für Mandanten-E-Mails, Textentwürfe oder Recherche. Berufsrechtlich ist das der kritische Fall: Es fehlen Verschwiegenheitsverpflichtung, Auftragsverarbeitungsvertrag und die Beschränkung auf das Erforderliche, die §203 StGB für die Einbeziehung Dritter verlangt. Verbote allein lösen das selten, weil Schatten-KI eine Lücke zwischen Bedarf und Angebot anzeigt. Der übliche Weg führt über eine sanktionsfreie Bestandsaufnahme, eine KI-Richtlinie, dokumentierte Schulung und freigegebene Werkzeuge, die den Bedarf tatsächlich decken. Mehr im Leitfaden Schatten-KI →
Data Privacy Framework & Standardvertragsklauseln: Das EU-US Data Privacy Framework (DPF) und die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sind die beiden praktisch relevanten Rechtsgrundlagen, auf die sich eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nach Kapitel V DSGVO stützen kann. Das DPF ist ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und greift nur für US-Unternehmen, die sich aktiv zertifiziert haben. SCC sind Musterklauseln, die zusätzlich vereinbart werden und auch dann tragen, wenn ein Angemessenheitsbeschluss wegfällt; in Subprozessoren-Listen taucht deshalb häufig die Kombination aus beidem auf. Für Steuerkanzleien ist die eigentliche Frage, ob ein Subprozessor mit US-Bezug überhaupt Zugriff auf Mandanteninhalte hat oder ausschließlich technische Betriebsdaten verarbeitet. Mehr im Trust Center →

02 · DATEV & Tooling

DATEV & Tooling

8 Begriffe

DATEV DMS: DATEV DMS ist das Dokumentenmanagementsystem der DATEV-Genossenschaft, in dem Steuerkanzleien und ihre Mandanten Belege, Schriftverkehr, Verträge und Bescheide strukturiert ablegen. Über offizielle APIs lassen sich Dokumente von Drittanbietern hochladen, kategorisieren und revisionssicher archivieren. Für viele Kanzleien ist DATEV DMS das zentrale Ablage-System; die Ablage von Hand ist entsprechend der Punkt, an dem sich Automatisierung am schnellsten bemerkbar macht. Mehr im DMS-Ablage →
DATEV Unternehmen Online: DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Cloud-Plattform der DATEV, über die Mandanten Belege digital bereitstellen und Kanzleien sie automatisiert übernehmen. DUO unterscheidet sich vom DATEV DMS: Während das DMS die kanzlei-interne Ablage abdeckt, ist DUO die Schnittstelle zwischen Mandant und Kanzlei. Die DUO-E-Mail-Upload-Funktion erlaubt Belegversand per Mail; KI-Tools können diesen Strom klassifizieren und vor-sortieren.
DATEV-API: DATEV-APIs sind die offiziellen technischen Schnittstellen, mit denen Drittanbieter auf DATEV-Daten zugreifen: Mandantenstammdaten, DMS-Upload, Buchführung. Eine Anbindung über offizielle APIs ist stabil, supportet und entwickelt sich mit DATEV-Updates weiter. Der Gegensatz wäre Screenscraping, also das Abgreifen von DATEV-Oberflächen ohne offizielle Schnittstelle: instabil, gegen DATEV-Bedingungen und in der Praxis fehleranfällig.
Mandantenstammdaten: Mandantenstammdaten sind die strukturierten Grunddaten eines Kanzleimandanten in DATEV: Mandantennummer, Adresse, Ansprechpartner, Steuernummer, Beraternummer, Verträge. Sie sind die Grundlage für jede Zuordnung von Belegen, E-Mails, Vorgängen und Fristen. KI-Tools für Steuerkanzleien importieren Stammdaten typischerweise via DATEV-API, um eingehende Mandantenkommunikation automatisch zu matchen.
Lohnbuchhaltung & Lohnbüro: Lohnbüros (oder Lohnbuchhaltungs-Spezialisten) sind Steuerberatungseinheiten oder eigenständige Dienstleister, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Unternehmen erstellen. Sie verarbeiten typische Mandantenanfragen zu Krankschreibungen, Lohnpfändungen, Eintritten und Austritten, oft per E-Mail mit Anhängen. Die Workflows ähneln klassischer Steuerberatung, sind aber stärker frequenz- und fristengetrieben (Lohnabrechnung typischerweise monatlich zum gleichen Stichtag).
DATEVconnect: DATEVconnect ist die dokumentierte Programmierschnittstelle der DATEV eG, über die Drittanwendungen auf die DATEV-Installation einer Kanzlei zugreifen: Mandantenstammdaten lesen, im DMS suchen, Dokumente ablegen. Anders als eine reine Cloud-API setzt DATEVconnect voraus, dass die Kanzlei den Dienst freischaltet und die zugreifenden Personen einem DATEV-Benutzer zuordnet. Der Zugriff unterscheidet sich damit technisch klar von Screenscraping, das an Bildschirmmasken hängt und mit jedem DATEV-Update bricht. Alle DATEV-Funktionen von Clara — Mandantenprofil, Aktensuche, DMS-Ablage — setzen eine DATEVconnect-Anbindung der Kanzlei voraus.
Vorgangsmappe: Eine Vorgangsmappe bündelt im DATEV DMS mehrere Dokumente zum selben Sachverhalt: Anschreiben, Bescheid, Einspruch und Schriftverkehr liegen als ein Vorgang zusammen statt einzeln nebeneinander. Für Kanzleien ist das die eigentliche Ordnungsebene der Akte, weil sich daran der Bearbeitungsstand ablesen lässt. Die schlankere DATEV Dokumentenablage kennt keine Vorgangsmappen, dort wird jede Datei ein eigenes Dokument. Clara durchsucht bestehende Vorgangsmappen, erkennt Fortsetzungen und hängt ein neues Dokument an den passenden Vorgang an, statt daneben abzulegen. Mehr im DMS-Ablage →
Outlook-Add-in: Ein Outlook-Add-in ist eine Erweiterung, die als angepinnte Seitenleiste direkt in Outlook läuft und dort die Funktionen einer Web-Anwendung bereitstellt. Anders als ein klassisches Plug-in wird nichts auf dem einzelnen Rechner installiert: Das Add-in wird zentral über Microsoft 365 oder den AppSource-Store ausgerollt und lädt seine Oberfläche aus dem Web. Für Kanzleien entfällt damit die Installation an jedem Arbeitsplatz. Das Clara-Add-in ist von Microsoft verifiziert, im AppSource-Store gelistet und läuft in Outlook Web, im neuen und im klassischen Outlook für Windows sowie unter macOS. Mehr im Add-in installieren →

03 · KI & Architektur

KI & Architektur

9 Begriffe

KI-Agent: Ein KI-Agent ist eine Software, die eigenständig nach definierten Regeln im Hintergrund handelt: Aufgaben klassifiziert, Entscheidungen vorschlägt und mit Drittsystemen interagiert. Im Unterschied zum Chatbot wartet ein Agent nicht auf einzelne Prompts, sondern verarbeitet einen kontinuierlichen Eingabestrom (z. B. eingehende Mandanten-E-Mails). Clara ist ein solcher Agent: Er arbeitet im Postfach (Klassifikation, Entwürfe, Aufgaben und Fristen) und reicht mit der DATEV-Anbindung bis in die Akte (Ablage im DATEV DMS, Suche über Postfach und Akte).
E-Mail-Agent: Ein KI-E-Mail-Agent ist eine Software, die eingehende E-Mails selbstständig liest, klassifiziert, Antwort-Entwürfe formuliert und Fristen extrahiert, ohne dass Mitarbeiter pro Mail einen Prompt eingeben müssen. Spezialisierte Varianten für Steuerkanzleien matchen Absender gegen DATEV-Stammdaten, erkennen typische Mandanten-Anfragen (Belegaufforderung, Fristverlängerung, Bescheid) und schlagen passende Antworten im Kanzlei-Schreibstil vor. Mehr im Funktionsübersicht →
Doku-Agent: Ein Doku-Agent ist eine spezialisierte KI-Software für die automatische Dokumenten-Ablage in Kanzlei-Systemen wie DATEV DMS. Er erkennt aus E-Mail-Anhängen den ablagerelevanten Vorgang, liest Daten per OCR aus, klassifiziert die Dokumentart (Rechnung, Bescheid, Vertrag) und legt die Datei im richtigen Mandantenordner ab. Die bestehende Ablagehistorie der Kanzlei dient dabei als Signal dafür, wohin ein neues Dokument gehört. Mehr im DMS-Ablage →
KI-Telefonassistenz: Eine KI-Telefonassistenz nimmt eingehende Anrufe entgegen, erkennt aus dem Gespräch das Anliegen, unterscheidet Neu- und Bestandsmandanten, vereinbart Termine und übergibt eine Gesprächszusammenfassung ans Team. Sie arbeitet am Telefon, nicht im Postfach: E-Mails klassifizieren, Antwortentwürfe schreiben oder Anhänge im DMS ablegen gehört nicht zu ihrem Aufgabenbereich. Anbieter in Deutschland sind unter anderem SteuerClara und der Telefon-Teil von Voisa. Für Steuerkanzleien sind Telefon und Postfach zwei getrennte Engpässe, die sich mit verschiedenen Werkzeugen lösen lassen; Clara arbeitet im Postfach und nimmt keine Telefonate an. Mehr im SteuerClara oder Clara →
OCR: OCR (Optical Character Recognition) wandelt gedruckten oder gescannten Text aus PDFs und Bildern in maschinenlesbaren Text um. In Steuerkanzleien kommen OCR-Pipelines bei Belegen, Bescheiden und Verträgen zum Einsatz, als Vorstufe für Klassifikation, Datenextraktion oder DMS-Ablage. Moderne KI-OCR ist deutlich robuster als klassische Texterkennung und erkennt auch handschriftliche Notizen oder verschlechterte Scan-Qualität.
Human-in-the-Loop: Human-in-the-Loop bezeichnet ein KI-Workflow-Pattern, in dem Software Vorschläge erstellt und ein Mensch die finale Entscheidung trifft. Bei Clara ist Human-in-the-Loop der Default: KI-generierte Antwort-Entwürfe gehen erst nach Freigabe durch einen Kanzlei-Mitarbeitenden raus. Das schützt vor KI-Halluzinationen, erhält die fachliche Verantwortung beim Team und liefert gleichzeitig die Korrekturen, aus denen die Agenten weiterlernen.
LLM / Large Language Model: Ein Large Language Model (LLM) ist ein auf sehr großen Textmengen trainiertes KI-Modell, das den jeweils wahrscheinlichsten nächsten Textbaustein vorhersagt. Es ist der Baustein, der Klassifikation, Zusammenfassung und Entwurfstexte möglich macht; Regeln, Schnittstellen und Freigabeschritte kommen von der Anwendung darum herum, nicht vom Modell. Weil ein LLM keine Datenbank ist, hängt die Verlässlichkeit daran, welche Quellen ihm vorgelegt und wie seine Ausgaben geprüft werden. Clara betreibt die eingesetzten Modelle ausschließlich in EU-Rechenzentren und trainiert nicht auf Kundendaten. Mehr im Trust Center →
Halluzination: Als Halluzination bezeichnet man eine KI-Ausgabe, die sprachlich plausibel klingt, aber sachlich falsch oder frei erfunden ist: eine nicht existierende Fundstelle, ein geratenes Aktenzeichen, ein falscher Betrag. Im Kanzleialltag ist das besonders heikel, weil eine erfundene Angabe umso glaubwürdiger wirkt, je weiter sie von der eigenen Fachkenntnis entfernt liegt. Gegenmittel sind Quellenbindung, Prüfschritte vor der Ausgabe und menschliche Freigabe, nicht Vertrauen ins Modell. Clara markiert unsichere Zahlen und Daten als Platzhalter, etwa [BETRAG EINFÜGEN], statt sie zu raten, und validiert IBAN und Sozialversicherungsnummer im Entwurf über ihre Prüfziffern.
Mandantentrennung (Row-Level Security): Mandantentrennung bezeichnet die Frage, wie ein SaaS-Anbieter verhindert, dass Daten einer Kanzlei bei einer anderen sichtbar werden. Row-Level Security ist die stärkere technische Antwort darauf: Die Datenbank selbst prüft bei jeder einzelnen Abfrage, zu welcher Organisation ein Datensatz gehört, und gibt fremde Zeilen nicht zurück. Der Unterschied zur reinen Prüfung in der Anwendungslogik ist praktisch relevant, weil ein Programmierfehler in der Anwendung die Regel in der Datenbank nicht aushebelt. Bei Clara wird die Trennung auf beiden Ebenen erzwungen, die Organisation ist dabei die Grenze. Mehr im Trust Center →

04 · Workflow & Operations

Workflow & Operations

3 Begriffe

Fristenmanagement: Fristenmanagement umfasst das Erfassen, Priorisieren und Überwachen aller laufenden Fristen einer Steuerkanzlei: Einspruchsfristen, Abgabefristen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteueranmeldung, Fristverlängerungsanträge. Versäumte Fristen können steuerliche oder berufsrechtliche Konsequenzen haben. KI-Agenten erkennen Fristen automatisch aus eingehenden Mandanten-Mails und Bescheiden, übernehmen sie in die Fristenliste und eskalieren rechtzeitig vor Ablauf. Mehr im Fristenmanagement-Leitfaden →
Audit-Trail: Ein Audit-Trail ist die lückenlose Protokollierung aller Aktionen einer Software: wer hat wann was getan, welche Daten verändert, welche KI-Klassifikation getroffen. Für Steuerkanzleien ist der Audit-Trail wichtig für die berufsständische Dokumentation, im Streitfall mit Mandanten oder bei Betriebsprüfungen. KI-Tools sollten jeden Klassifikations-, Ablage- und Entwurfsschritt nachvollziehbar protokollieren. Keine Blackbox-Entscheidungen.
ISMS: Ein ISMS (Information Security Management System) ist ein strukturiertes Rahmenwerk zur systematischen Steuerung der IT-Sicherheit, angelehnt an Standards wie ISO 27001 oder BSI-Grundschutz. Es umfasst Risikomanagement, Zugriffsrechte, Incident-Response-Pläne, Verschlüsselung, Mitarbeiterschulungen und kontinuierliche Verbesserung. Für SaaS-Anbieter im B2B-Bereich, besonders mit Berufsgeheimnis-relevanten Daten, ist ein dokumentiertes ISMS Voraussetzung für vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

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