DATEV DMS-Ablage mit einem Klick
Clara, der KI-Agent für Steuerkanzleien, bereitet die DATEV-DMS-Ablage automatisch vor: Sie erkennt ablagerelevante Post, ordnet sie Mandant und Register zu und füllt die Metadaten nach eurem Ablage-Knigge. Du prüfst und legst ab — in eure bestehende Struktur, ohne Migration.
Im Tarif Agent + DMS: 250 € pro Nutzer und Monat, netto. Die Ablage setzt eine DATEV-Anbindung voraus — nur DATEV.
Zu den Preisen →So entsteht
eine Ablage
Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.
01Die Mail kommt anClara nimmt sich den Mailtext und jeden Anhang einzeln vor und entscheidet für jedes Stück, ob es in die Akte gehört.
02Mandant und ZielSie erkennt den Mandanten über Registername, Mandantennummer, DATEV-Export und eure Ablagehistorie. Bei Mehrdeutigkeit überspringt sie — geraten wird nicht.
03Der Vorschlag stehtOrdner, Register, Veranlagungsjahr, Belegdatum, Bezeichnung und Dokumentstatus sind gesetzt, nach dem Ablage-Knigge eurer Kanzlei.
04 · DuPrüfen und ablegenVorschau, Ziel und Metadaten stehen auf der Karte. Ein Klick legt ab, die Sammelablage auch zwanzig auf einmal. Ohne Bestätigung landet nichts in der Akte.
Was Clara
dabei erledigt
Sie füllt nicht nur Felder. Die Karte ist so weit fertig, dass Prüfen schneller geht, als selbst abzulegen.
Liest Belege per OCR aus und übernimmt Belegdatum und Betrag
Splittet ein Sammel-PDF seitenweise in einzelne Dokumente
Hängt an die bestehende Vorgangsmappe an, statt daneben abzulegen
Legt die E-Mail als Briefumschlag (EML) dazu
Setzt die Beleg-Dokumentklasse samt dem Status, der dazugehört
Kennzeichnet als Handakte — für den Betriebsprüfer nicht sichtbar
Setzt die Mail in Outlook auf erledigt und vergibt die Kategorie
Lässt ausgeschlossene Mandanten und Nummernbereiche in Ruhe
„Beeindruckend, wie strukturiert Clara unsere Kommunikation aufbereitet und Dokumente automatisiert verarbeitet.“
Marcel Schneidewind
Geschäftsführer
Du behältst
die Kontrolle
Die Ablage folgt euren Regeln, nicht Claras Geschmack — und jede Entscheidung lässt sich nachlesen und ändern.
Euer Ablage-Knigge giltDas DMS-Profil ist für die ganze Kanzlei verbindlich. Dazu persönliche Anweisungen im Klartext: „Steuerbescheide immer unter Private Steuern.“ Was Clara ohne Anweisung tut, steht unter „Claras Standard“.
Nichts fällt unter den TischJede Mail und jeder Anhang bekommt eine Entscheidung. Zwölf Überspringen-Gründe sind dokumentiert — Newsletter, Duplikat, Visitenkarte, Mandant nicht eindeutig. Die Einschätzungen darunter kannst du per Anweisung überstimmen.
Korrigieren statt neu machenMandant, Register, Bezeichnung, Veranlagungsjahr, Vorlage und Status änderst du auf der Karte — genauso den Umfang: nur der Mailtext, einzelne Anhänge oder bestimmte PDF-Seiten. Ablagehistorie und Prüfprotokoll schreiben mit.
Häufige Fragen zur DMS-Ablage
Müssen wir unser DMS dafür umbauen?
Nein. Clara arbeitet in der Struktur, die ihr heute habt: eure Ordner und Register, eure Vorgangsmappen, euer Ablage-Knigge. Es gibt keine Migration, keine neuen Register und kein zweites Ablagesystem daneben. Wer im DMS sucht, findet die Dokumente dort, wo er sie immer gesucht hat.
Was löst eine Ablage aus?
In der Regel der Posteingang: Clara prüft eingehende Post automatisch und legt die Karte an — das lässt sich pro Nutzer abschalten. Einzelne oder mehrere Mails kannst du in der Web-App jederzeit nachträglich prüfen lassen, und die Selbstablage von Hand gibt es weiterhin.
Legt Clara ohne Rückfrage ab?
Nein. Eine DMS-Ablage braucht immer eine Bestätigung — vorher passiert nichts. Clara bereitet die Karte vollständig vor, du siehst Vorschau, Ziel und Metadaten und legst ab. Für viele Karten auf einmal gibt es die Sammelablage mit Ergebnisbericht.
Was passiert, wenn der Mandant nicht eindeutig ist?
Dann legt Clara nicht ab. Sie überspringt die Mail mit genau diesem Grund und du entscheidest — über die Mandantennummer oder den vollständigen Katalog im Auswahlfeld. „Mandant nicht eindeutig“ ist einer der Gründe, die sie nicht selbst überstimmen kann.
Geht das auch mit der DATEV Dokumentenablage?
Ja, mit einer Einschränkung. In DATEV DMS arbeitet Clara mit Ablage-Knigge und Vorgangsmappen und kann an bestehende Dokumente anhängen. Die DATEV Dokumentenablage kennt beides nicht — dort legt sie eine Datei je Dokument ab. Alles andere, von der Mandantenerkennung bis zu den Metadaten, funktioniert gleich.
Können wir einzelne Mandanten ausnehmen?
Ja. Ein Admin schließt Mandanten von der Ablage aus, einzeln oder als Nummernbereich. Ebenso wird pro Mitglied festgelegt, wer ablegen darf und wer im DMS suchen kann — die DATEV-Benutzerzuordnung ist dafür die Voraussetzung.
