Die To-do-Liste führt sich selbst
Clara, der KI-Agent für Steuerkanzleien, führt die digitale Wiedervorlage: Aus jeder Anfrage in ein- und ausgehenden Mandanten-E-Mails wird eine Aufgabe mit Mandant und Checkliste, und Clara hakt die Punkte ab, sobald Unterlagen eintreffen. Du siehst bei jedem Mandanten, was schon da ist und was noch fehlt.
Im Tarif Agent: 150 € pro Nutzer und Monat, netto. Aufgaben sind enthalten, eine DATEV-Anbindung ist dafür nicht nötig.
Zu den Preisen →So entsteht
eine Aufgabe
Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.
01Aus der Anfrage wird eine AufgabeClara liest ein- und ausgehende Post. Bittest du einen Mandanten um Unterlagen, entsteht daraus eine Aufgabe mit dem Mandanten und einer Checkliste der angeforderten Punkte.
02Die Checkliste hakt sich abKommen die Unterlagen nach und nach, hakt Clara genau die gelieferten Punkte ab. Kündigt der Mandant den Rest an, steht das an der Aufgabe.
03Frist und Wiedervorlage getrenntNennt der Absender eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut. Eine Frist, die nicht in der Mail steht, legt sie nicht an. Die Wiedervorlage setzt Clara selbst.
04 · DuFehlendes anfordern oder abhaken„Fehlendes anfordern“ schreibt einen Entwurf, der nur nach den offenen Punkten fragt. Punkte abhaken, auf einen verzichten oder die Aufgabe wieder öffnen geht jederzeit.
Was Clara
dabei erledigt
Kein zweites System, das gepflegt werden will. Die Liste hält sich selbst aktuell — und bleibt kurz, weil längst nicht jede Mail eine Aufgabe ist.
Merkt sich auch, was du selbst versprochen hast
Ordnet jede Aufgabe dem Mandanten zu, auch bei gesendeter Mail
Erkennt Teillieferungen und angekündigte Unterlagen
Erkennt die Antwort auch, wenn sie von einer anderen Adresse kommt
Lässt eine Aufgabe im Zweifel offen, statt sie zu früh zu schließen
Sortiert die Liste nach Fristen, überfällig, heute und demnächst
Lässt ELSTER-Hinweise und Abwesenheitsnotizen liegen
Erinnert an Überfälliges — täglich, wöchentlich oder gar nicht
Findet jede Aufgabe über die Suche, etwa nach dem Namen einer Bank
Räumt Erledigtes ins Archiv, zurückholen geht jederzeit
„Wer effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen möchte, spürt mit Clara sofort einen echten Mehrwert.“
Yvonne Schleimer
Partnerin
Du behältst
die Kontrolle
Drei Dinge bleiben bei euch: was eine Aufgabe wird, woher jede Aufgabe kommt und wer sie sehen darf.
Du bestimmst, was eine Aufgabe wirdSag Clara, wofür sie nie oder immer eine Aufgabe anlegen soll. Was sie deshalb ausgelassen hat, siehst du unter „Zuletzt nicht angelegt“.
Immer mit QuelleZu jeder Aufgabe steht, woher sie kommt: aus einer Mail, von dir angelegt oder im Chat. Ein Klick, und die Mail liegt daneben.
Das Team sieht mitAufgaben-Admins sehen, was bei den Kollegen offen ist. Ändern können sie nichts — die Liste gehört dem, der sie abarbeitet.
Auch in Outlook
und im Chat
Die Aufgaben sind dieselben, egal wo du gerade arbeitest.
Im Outlook-Add-inNeben jeder Mail siehst du, welche Aufgabe sie angelegt, abgehakt oder erledigt hat. Erledigen kannst du direkt dort.
Im Chat„Was fehlt bei Müller noch?“ Clara zeigt die offenen Punkte, hakt auf Zuruf ab und nimmt Anweisungen wie „Für Newsletter nie eine Aufgabe“ an.
Datenschutz und § 203 StGB
- Verarbeitung ausschließlich in der EU, Hosting in Frankfurt
- Kein Training mit euren Daten
- AV-Vertrag mit schriftlicher Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB
Häufige Fragen zu Aufgaben und Fristen
Wie erkennt Clara Fristen aus Mandanten-E-Mails?
Clara liest ein- und ausgehende E-Mails und übernimmt Fristen, die der Absender nennt. Aus „bis Freitag“ oder „spätestens zum 15.“ wird ein Datum an der Aufgabe, der Wortlaut bleibt daneben stehen. Clara arbeitet nur mit dem, was im Text steht, und rechnet nichts hinzu. Überfälliges meldet Clara täglich oder wöchentlich, je nach Einstellung.
Was ist der Unterschied zwischen Frist und Wiedervorlage?
Eine Frist ist ein verbindliches Datum, etwa eine Abgabefrist. Eine Wiedervorlage ist eine interne Erinnerung, einen Vorgang wieder anzufassen, etwa fehlende Belege nachzufordern. Clara hält beides an der Aufgabe getrennt: Die Frist übernimmt sie nur, wenn der Absender sie nennt, und zwar mit dem Wortlaut. Die Wiedervorlage setzt sie selbst, damit der Vorgang rechtzeitig wieder auftaucht. Gesetzliche Fristen berechnet und überwacht sie nicht, das bleibt in DATEV und bei der Kanzlei.
Wie zuverlässig ist die Fristenerkennung?
Clara legt eine Frist nur an, wenn sie in der Mail steht, und zeigt zu jeder Frist den Satz, aus dem sie stammt. So prüfst du die Quelle in Sekunden, statt der Erkennung blind zu vertrauen. Falsch erkannte Einträge verwirfst du mit einem Klick, jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe. Eine Trefferquote in Prozent nennen wir nicht, weil sie vom Schreibstil der Mandanten abhängt.
Berechnet Clara gesetzliche Fristen?
Nein, und das ist Absicht. Clara erkennt Fristen, die in der Nachricht genannt sind, und macht daraus ein Datum. Gesetzliche Fristen, etwa die Einspruchsfrist mit Bekanntgabefiktion nach § 122 Abs. 2 AO, berechnet sie nicht. Die Fristenkontrolle bleibt dort, wo sie heute liegt: in DATEV und in eurer Verantwortung.
Entstehen dabei nicht viel zu viele Aufgaben?
Clara lässt bewusst weg, was keine Aufgabe ist: ELSTER-Standardhinweise, Systembenachrichtigungen, Abwesenheitsnotizen, Terminabstimmungen und reine FYI-Fristen. Dazu sagst du ihr, wofür sie nie oder immer eine Aufgabe anlegen soll, und unter „Zuletzt nicht angelegt“ siehst du, was sie deshalb ausgelassen hat. Verwerfen geht mit einem Klick und lässt sich rückgängig machen.
Woher weiß Clara, dass etwas erledigt ist?
Jede Anfrage hat eine Checkliste. Kommt ein Teil der Unterlagen, hakt Clara genau diesen Punkt ab, auch wenn die Antwort von einer anderen Adresse oder in einem anderen Thread kommt. Erledigt ist die Aufgabe erst, wenn jeder Punkt geliefert ist oder du auf ihn verzichtest. Was sie nicht sieht, hakst du ab. Jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe, mit Angabe, ob Clara oder ein Mensch sie gemacht hat.
Werden Aufgaben aus alten E-Mails nachgetragen?
Nein. Aufgaben entstehen ab dem Moment, in dem ihr Clara verbindet. Clara arbeitet euer bisheriges Postfach nicht rückwirkend durch — die Liste beginnt leer und füllt sich mit dem laufenden Verkehr.
Braucht das eine DATEV-Anbindung?
Nein. Aufgaben und Fristen gehören zum Tarif Agent und funktionieren allein mit dem Postfach, ab 150 € pro Nutzer und Monat. Mit der DATEV-Anbindung kommt Kontext aus der Akte dazu, nötig ist sie hierfür nicht.
