Regeln einfach beschreiben, keinen komplizierten Prozess bauen
Clara, der KI-Agent für Steuerkanzleien, versteht E-Mail-Regeln als Sätze: Du beschreibst einmal, was passieren soll. Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail und wendet sie an — sortieren, markieren, weiterleiten, den Entwurf vorbereiten.
Im Tarif Agent: 150 € pro Nutzer und Monat, netto. Regeln laufen mit dem Postfach allein — nur der Ablagevorschlag braucht eine DATEV-Anbindung.
Zu den Preisen →So entsteht
eine Regel
Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.
01Du beschreibst sie in einem Satz„Newsletter aussortieren.“ Kein Baukasten, keine Und-Oder-Klammern. Wer mag, lässt sich helfen: Der Regel-Assistent sieht ins Postfach, fragt nach und schlägt eine fertige Regel vor.
02Clara zeigt, was sie verstanden hatZu jeder Regel entsteht eine Zusammenfassung — was löst aus, was passiert. Du siehst vor dem Speichern, was du gerade beschrieben hast.
03Sie läuft im Posteingang mitBei jeder eingehenden Mail: Kategorie setzen, in einen Ordner verschieben, weiterleiten, einen Antwortentwurf anlegen oder die Ablage vorbereiten.
04 · DuNachsehen und nachschärfenZu jeder Regel stehen die letzten Treffer. Pausieren statt löschen geht jederzeit, und wenn eine Regel zu oft feuert, meldest du es — daraus baut Clara sie um.
Was Clara
dabei erledigt
Der Unterschied zu Outlook-Regeln: Hier muss niemand vorher wissen, wie eine Mail aussehen wird. Es reicht zu beschreiben, worum es geht.
Liest die Regel als Text, statt Bedingungen abzuhaken
Versteht Markierungen wie @tag, @folder, @forward und @attachment
Setzt Outlook-Kategorien in der Farbe, die ihr wählt
Verschiebt in genau einen Ordner, nie in zwei
Legt einen neuen Ordner direkt aus dem Regel-Dialog an
Hängt hinterlegte Dateien an den Entwurf, bis zu fünf je Regel
Zeigt pro Regel die letzten Treffer — auch „noch nie gefeuert“
Prüft beim Übernehmen einer geteilten Regel, ob Ordner und Adressen existieren
„Beeindruckend, wie strukturiert Clara unsere Kommunikation aufbereitet und Dokumente automatisiert verarbeitet.“
Marcel Schneidewind
Geschäftsführer
Du behältst
die Kontrolle
Ein Agent, der im Postfach mitläuft, braucht klare Grenzen. Hier sind die drei, die zählen.
Nichts ohne RegelDer Agent tut im Hintergrund nichts, was nicht durch mindestens eine Regel gedeckt ist. Und ein Schalter in der Seitenleiste hält ihn komplett an.
Weiterleiten ist die AusnahmeClara verschickt sonst nichts selbst — Antworten sind Entwürfe. Nur eine Weiterleitungsregel versendet wirklich, an genau die Adresse, die im Regeltext steht.
Pausieren statt löschenEine Regel, die gerade stört, legst du still und schaltest sie später wieder an. Geteilte Regeln übernehmen Kollegen freiwillig, aufgezwungen wird nichts.
Häufige Fragen zu Regeln
Muss ich Bedingungen zusammenklicken?
Nein. Eine Regel ist ein Satz, den der Agent liest — es gibt keinen Wenn-Dann-Baum. Wo es genau werden muss, setzt du Markierungen in den Text: @tag für die Kategorie, @folder für den Ordner, @forward für die Adresse, @attachment für eine Datei. Alles andere bleibt Sprache.
Was kann eine Regel auslösen?
Eine Kategorie setzen, die in Outlook sichtbar wird. In einen Ordner verschieben. An eine hinterlegte Adresse weiterleiten. Einen Antwortentwurf anlegen. Mit DATEV-Anbindung einen Ablagevorschlag erzeugen, und bei freigeschalteten Aufgaben eine Aufgabe anlegen oder schließen.
Gelten Regeln auch für Mails, die wir selbst schreiben?
Nein. Ausgehende Post läuft nicht durch die Regel-Logik. Clara sieht sie sich trotzdem an — auf Zusagen, aus denen eine Aufgabe wird, und darauf, ob etwas in die Akte gehört.
Arbeitet eine neue Regel alte E-Mails nach?
Nein. Regeln greifen ab dem Moment, in dem sie stehen; rückwirkend wird nichts verarbeitet. Was du im Postfach nachträglich geprüft haben willst, gibst du Clara im Chat als Auftrag.
Können Kollegen meine Regeln übernehmen?
Ja. Regeln lassen sich mit der Organisation teilen, und wer eine übernimmt, bekommt sie in sein eigenes Regelwerk. Beim Übernehmen prüft Clara, ob der Ordner, die Adresse und die angehängten Dateien beim neuen Nutzer überhaupt vorhanden sind.
