Invecorum oder Clara für die Steuerkanzlei?

Clara liest jede eingehende Mail und sortiert sie nach Regeln, die die Kanzlei in einfachen Sätzen beschreibt: Newsletter weg, Lohnunterlagen in den richtigen Ordner, Belege gekennzeichnet. Bei Invecorum ist das nicht ausgewiesen, dort durchsucht der Agent das Postfach, wenn man ihn fragt.

Wo eine Regel es vorsieht, liegt der Antwortentwurf bereits im Outlook-Entwurfsordner, im Stil des jeweiligen Mitarbeiters und im Ton, den er mit genau diesem Mandanten pflegt. Invecorum schreibt Entwürfe auf Nachfrage.

Bittest du einen Mandanten um Unterlagen, legt Clara eine Aufgabe mit Checkliste an und hakt jeden Punkt ab, sobald er per Mail eingeht, auch bei Teillieferungen. „Fehlendes anfordern“ fragt nur nach dem, was noch fehlt. Aufgaben und Wiedervorlagen sind bei Invecorum nicht ausgewiesen.

Nennt der Absender eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut in die Aufgabe und setzt daneben selbst eine Wiedervorlage. Gesetzliche Fristen berechnet Clara nicht, die Fristenkontrolle bleibt in DATEV.

„Prüf werktags um 7 Uhr die neuen Bescheide“ oder „Bereite jeden Monat die BWA-Mails vor“: Clara erledigt solche Aufträge zur festgelegten Zeit selbst und legt das Ergebnis zur Durchsicht vor. Zeitgesteuerte Abläufe sind bei Invecorum nicht ausgewiesen.

Im Outlook-Add-in sieht man neben jeder Mail, was Clara vorbereitet hat: den Ablagevorschlag und die Aufgaben, die die Mail ausgelöst hat. Erledigen und ablegen geht direkt dort. Ein Outlook-Add-in ist bei Invecorum nicht ausgewiesen.

Clara erkennt bei jeder eingehenden Mail den Mandanten und schlägt Ordner, Register, Veranlagungsjahr und Bezeichnung vor. Die Karte wartet im Add-in auf den Klick, auf Wunsch für viele Mails auf einmal. Invecorum legt laut eigener Seite nach Ablageknigge ab, als Vorschlag mit einem Klick; dass das schon beim Eingang vorbereitet wird, ist nicht ausgewiesen.

Beide lesen offene Posten und Salden, Clara dazu Kontoblätter und die Abrechnungsergebnisse aus DATEV Lohn und Gehalt je Monat oder Mitarbeiter. Auf Wunsch erzeugt Clara einen Buchungsstapel, den ihr selbst importiert.

Clara prüft den Bescheid gegen die Erklärung, benennt Abweichungen mit Betrag und legt den Einspruchsentwurf vor, auch für viele Bescheide auf einmal. Invecorum liest Bescheide und schreibt Einsprüche; eine Prüfung gegen die Erklärung ist nicht ausgewiesen.

Beide halten Wissen und Abläufe für die Kanzlei und persönlich fest. Clara schreibt dauerhaftes Wissen selbst als Seite auf, mit Verlauf und Rückgängig, und auch die Entwürfe im Postfach nutzen es.

Clara räumt das Postfach auf, strukturiert es vor und legt Entwürfe bereit. Wer morgens Outlook öffnet, beginnt mit Freigeben statt mit Sortieren.

Jede Anfrage wird eine Aufgabe mit Mandant und Checkliste. Clara hakt ab, was kommt, und zeigt, was fehlt. Niemand muss sich merken, worauf er noch wartet.

Routinen erledigen wiederkehrende Aufträge selbst, etwa die Bescheidprüfung am Morgen oder die Auswertungsmails zum Monatsanfang.

Der Ablagevorschlag ist da, sobald die Mail da ist. Ein Klick legt ab, auf Wunsch für viele Mails auf einmal.

Clara legt jede Woche über 1.000 Dokumente in über 40 Kanzleien ab. Wie das im Alltag aussieht, erzählen Kanzleien selbst in ihren Erfahrungsberichten.