DATEV Rechnungswesen mit KI auswerten: Was abrufbar ist
Welche Daten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen eine KI lesen kann, warum die Summen- und Saldenliste über DATEVconnect die handelsrechtliche ist, und eine Vorlage für die SuSa-Vorprüfung mit KI.
Inhalt
„Welche KI kann Daten aus DATEV Rechnungswesen abfragen?“ Auf diese Frage geben KI-Assistenten heute meist allgemeine Antworten. Dieser Artikel beschreibt, was tatsächlich abrufbar ist, an welchen Stellen die Zahlen täuschen und wie Sie eine Summen- und Saldenliste heute schon mit KI vorprüfen, auch ganz ohne Schnittstelle.
Die Angaben stammen aus unserer eigenen Anbindung an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen über DATEVconnect, die in rund 20 Steuerkanzleien täglich genutzt wird, und sind mit dem DATEV Hilfe-Center abgeglichen. Welche Schnittstellen DATEV grundsätzlich anbietet, steht in unserem Überblick über die DATEV-Schnittstellen.
Drei Wege an die Zahlen
| Weg | Was ankommt | Gut für |
|---|---|---|
| Export aus Kanzlei-Rechnungswesen (Excel, CSV) | Jede Auswertung, die Sie öffnen können | Einzelne Prüfungen, ohne IT-Aufwand |
| DATEVconnect (Schnittstelle im Kanzleinetz, für Cloud-Dienste über einen Gateway-Anbieter) | Ausgewählte Daten live, siehe Tabelle unten | Laufende Abfragen, viele Mandanten |
| DATEV-Datenservices (über das DATEV-Rechenzentrum, z. B. Datenservice Export Rechnungswesen) | Daten über das Rechenzentrum, pro Mandantenbestand bestellt | Software von DATEV-Partnern |
Für den Export öffnen Sie die Auswertung, etwa die Summen- und Saldenliste, und wählen Bestand › Fensterinhalt › Exportieren nach › Excel-Export (*.xls), oder Rechtsklick › Liste öffnen mit Excel (DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211133). Unter Ausgeben › Finanzbuchführung gibt es den Excel-Export nicht.
Was über DATEVconnect abrufbar ist
| Daten | Über DATEVconnect | Hinweis |
|---|---|---|
| Wirtschaftsjahre | ja | Kennung ist das Beginndatum; abweichende Wirtschaftsjahre und Rumpfwirtschaftsjahre kommen vor |
| Buchungsstatistik je Monat | ja | Zeigt, bis wann gebucht ist |
| Offene Posten Debitoren und Kreditoren | ja | Betrag immer positiv, die Richtung steht im Soll-/Haben-Kennzeichen |
| Summen- und Saldenliste | ja | Bereich Handelsrecht (siehe unten) |
| Kontoblatt (einzelne Buchungen) | nur mit Zusatzlizenz | DATEVconnect Kontobuchungen, Art.-Nr. 95355 |
| BWA | nein | Als Dokument aus dem DMS lesbar, wenn sie dort abgelegt ist |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | nein | Auch die Zahllast nicht |
| Jahresabschluss, Bilanz | nein |
Die wichtigste Falle: Die Summen- und Saldenliste ist die handelsrechtliche
Kanzlei-Rechnungswesen führt die Zahlen eines Mandanten je Bereich: Handelsrecht, Steuerrecht, Kalkulatorik und zwei freie Bereiche (Dok.-Nr. 9211713). Eine Buchung gilt entweder für alle Bereiche oder nur für einen. Die Zahlen eines Bereichs sind die Buchungen für alle Bereiche plus die eigenen (Dok.-Nr. 9218302).
Die Summen- und Saldenliste der Schnittstelle hat keinen Parameter für den Bereich. In unseren Messungen enthielt sie auf jedem Konto genau die Buchungen für alle Bereiche plus die nur handelsrechtlichen. Die nur steuerrechtlichen Buchungen fehlen, und Konten, die nur solche Buchungen haben, fehlen ganz.
Warum das zählt: Bei Mandanten mit getrennten Bereichen unterscheiden sich die Zahlen genau dort, wo es fachlich interessant wird. Eine Rückstellung für drohende Verluste etwa gibt es nur in der Handelsbilanz, steuerlich ist sie verboten (§ 5 Abs. 4a EStG). Wer mit der SuSa aus der Schnittstelle einen steuerlichen Gewinn beurteilt, rechnet mit dem falschen Ergebnis. Genau so ist bei uns eine falsche Antwort entstanden, bevor wir den Bereich ausgewiesen haben.
So bekommen Sie die steuerrechtliche Sicht: Die Kontobuchungen lassen sich nach Rechnungslegungszweck filtern. Steuerrecht je Konto = SuSa − nur handelsrechtliche Buchungen + nur steuerrechtliche Buchungen. Dafür braucht es zwei getrennte Abfragen, weil die Schnittstelle zwei Rechnungslegungszwecke nicht mit „oder“ verknüpft, und die Lizenz für Kontobuchungen. In Kanzlei-Rechnungswesen selbst wählen Sie den Bereich in der Symbolleiste oder im Zusatzbereich der Auswertung (Dok.-Nr. 9211713).
Außerbilanzielle Korrekturen wie nicht abziehbare Betriebsausgaben stehen in keinem Bereich. Die steuerlichen Programme übernehmen das vorläufige Ergebnis aus dem Bereich Steuerrecht.
Vorlage: Summen- und Saldenliste mit KI vorprüfen
Diese Vorprüfung funktioniert ohne Schnittstelle. Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste des aktuellen Jahres und des Vorjahres nach Excel, notieren Sie den Bereich (meist Handelsrecht) und laden Sie beide Dateien mit diesem Text in ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot.
Du prüfst eine Summen- und Saldenliste aus DATEV für eine Steuerkanzlei vor.
Du bekommst die SuSa des aktuellen Jahres und des Vorjahres als Tabelle.
Zuerst:
- Nenne Mandant, Wirtschaftsjahr, Stand (bis Monat) und Bereich
(Handelsrecht, Steuerrecht). Fehlt der Bereich, frage danach.
- Prüfe, ob beide Jahre denselben Kontenrahmen (SKR03, SKR04) und dieselbe
Sachkontenlänge haben. Wenn nicht: kein Vorjahresvergleich.
Dann prüfe und liste je Fund Konto, Bezeichnung, Saldo, Vorjahr, Grund:
1. Vorzeichen: Habensaldo auf Kasse, Sollsaldo auf Verbindlichkeiten,
Habensaldo auf Debitoren, Sollsaldo auf Kreditoren.
2. Verrechnungs- und Transitkonten (z. B. Geldtransit) mit Saldo ungleich 0.
3. Abweichungen zum Vorjahr über 20 % und über 5.000 € auf Erlös- und
Aufwandskonten.
4. Konten mit Saldo, aber ohne Buchungen im Jahr, und Konten, die im Vorjahr
bebucht waren und jetzt fehlen.
5. Umsatzsteuer und Vorsteuer: passen sie grob zu den Erlösen und Aufwendungen?
6. Privatkonten, Darlehen, Gesellschafterkonten: auffällige Bewegungen.
Ausgabe:
- Eine Tabelle der Funde, die wichtigsten zuerst.
- Je Fund eine konkrete Rückfrage an die Buchhaltung oder den Mandanten.
- Keine Bewertung als "in Ordnung", nur Auffälligkeiten mit Grund.
- Du siehst nur Salden, keine Belege. Schreibe das dazu.
Passen Sie die Schwellen an Ihre Mandanten an. Bei einem Kleinunternehmer sind 5.000 € viel, bei einer GmbH mit 10 Mio. € Umsatz nichts. Echte Mandantendaten gehören nur in ein Werkzeug, für das die Kanzlei § 203 StGB und § 62a StBerG vertraglich abgesichert hat (§ 203-konforme KI in der Steuerkanzlei).
Wofür Kanzleien das nutzen
Aus den Abfragen, die Kanzleien mit Clara an DATEV Rechnungswesen stellen, sind das die häufigsten:
- Vorprüfung vor dem Jahresabschluss: Auffälligkeiten in der SuSa, Vorjahresvergleich, Konten, die bereinigt werden müssen.
- Offene Posten nachhalten: Liste der überfälligen Forderungen eines Mandanten, Rückfrage zu Kreditoren.
- Kontoblatt-Fragen: „Warum ist Konto 4980 so hoch?“, „Welche Buchungen auf Fremdleistungen im März?“
- BWA-Kommentar an den Mandanten: Zahlen aus SuSa und BWA in einen kurzen, verständlichen Text übersetzen.
- Abstimmungen: Umsatz laut Buchhaltung gegen Kasse, Bank oder Plattformabrechnung.
Für alle, die selbst anbinden
Wer DATEV Rechnungswesen mit eigenen Werkzeugen über DATEVconnect abfragt, stößt außerdem auf diese Punkte:
- Kontonummern kommen in technischer Länge: Sachkonten achtstellig, Personenkonten neunstellig, rechts mit Nullen aufgefüllt. Aus 1571 wird 15710000, aus 0868 wird 8680000.
- Wirtschaftsjahre werden über ihr Beginndatum angesprochen (20250701), Monatswerte sind Kalendermonate, und ein Vorjahresvergleich setzt gleichen Kontenrahmen und gleiche Sachkontenlänge voraus.
- Offene Posten haben immer einen positiven Betrag; die Richtung steht im Soll-/Haben-Kennzeichen.
- Das Kontoblatt braucht die Zusatzlizenz DATEVconnect Kontobuchungen (Art.-Nr. 95355), sonst antwortet die Schnittstelle mit DCO10010. In unseren Kanzleien fehlte sie bei fast der Hälfte derer, die das Kontoblatt nutzen wollten.
- #REW11034 („kein eindeutiger Datenpfad“) heißt, dass derselbe Mandantenbestand in mehreren Datenbanken liegt; Abhilfe beschreibt DATEV in Dok.-Nr. 1071637.
Weiterlesen: DATEV Lohn mit KI auswerten · Welche DATEV-Schnittstellen gibt es? · Ablagefehler im DATEV DMS erkennen und beheben
FAQ
Welche Daten aus DATEV Rechnungswesen kann eine KI abfragen?
Über DATEVconnect, die Schnittstelle im Kanzleinetz, sind aus Kanzlei-Rechnungswesen die Wirtschaftsjahre, die Buchungsstatistik, die offenen Posten der Debitoren und Kreditoren, die Summen- und Saldenliste und mit der Zusatzlizenz DATEVconnect Kontobuchungen auch das Kontoblatt abrufbar. Nicht abrufbar sind die BWA, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Jahresabschluss. Ohne Schnittstelle bleibt der Export als Excel- oder CSV-Datei.
Ist die Summen- und Saldenliste aus DATEVconnect handelsrechtlich oder steuerrechtlich?
Die Summen- und Saldenliste der DATEVconnect-Schnittstelle Rechnungswesen enthält die Buchungen für alle Bereiche und die nur handelsrechtlichen Buchungen, also den Bereich Handelsrecht. Arbeitet eine Kanzlei für einen Mandanten mit getrennten Bereichen, fehlen die nur steuerrechtlichen Buchungen. Die steuerrechtliche Sicht lässt sich aus den Kontobuchungen nachbauen, die nach Rechnungslegungszweck gefiltert werden können.
Warum braucht das Kontoblatt über DATEVconnect eine eigene Lizenz?
Einzelne Kontobuchungen liefert DATEVconnect nur mit der Zusatzlizenz DATEVconnect Kontobuchungen (Art.-Nr. 95355 im DATEV-Shop). Ohne sie antwortet die Schnittstelle mit DCO10010, während Wirtschaftsjahre, offene Posten und die Summen- und Saldenliste weiter abrufbar sind.
Kann ich die Summen- und Saldenliste in ChatGPT prüfen lassen?
Ja, als Excel-Export aus Kanzlei-Rechnungswesen, am besten zusammen mit dem Vorjahr und mit Angabe des Bereichs. Mit einer klaren Prüfliste findet eine KI typische Auffälligkeiten wie Habensalden auf Kasse und Debitoren, nicht ausgeglichene Verrechnungskonten und starke Abweichungen zum Vorjahr. Echte Mandantendaten gehören dabei nur in ein Werkzeug, für das die Kanzlei § 203 StGB und § 62a StBerG vertraglich abgesichert hat.
Quellen
- DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9211713 „Verwendung von Bereichen / Rechnungslegungszwecken (Überblick)“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9211713 (geprüft 2026-10-11)
- DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9218302 „Bereichszuordnung/Rechnungslegungszweck“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9218302 (geprüft 2026-10-11)
- DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9211678 „Summen- und Saldenliste ausgeben“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9211678 (geprüft 2026-10-11)
- DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9211133 „Auswertung oder Liste in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nach Microsoft Excel exportieren“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9211133 (geprüft 2026-10-11)
- DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1071637 „#REW11034 bei Daten mit DATEVconnect abrufen oder speichern“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1071637 (geprüft 2026-10-11)
- DATEV-Shop, DATEVconnect Kontobuchungen (Art.-Nr. 95355)
- § 5 Abs. 4a EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__5.html
- Eigene Messungen an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen über DATEVconnect (DATEV-Entwicklungsumgebung und Produktivbetrieb in rund 20 Steuerkanzleien, September und Oktober 2026), ohne Kanzlei- oder Mandantendaten.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe DATEV-Praxis.
