§203-konforme KI für Steuerkanzleien: Was erlaubt ist

Kurz: jede KI, deren Anbieter als mitwirkende Person nach §203 Abs. 3 StGB eingebunden ist. Seit der Novelle von 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger Dienstleister einbeziehen, die an der Berufsausübung mitwirken, und ihnen Mandantengeheimnisse offenbaren, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Ein KI-Anbieter, der Mandanten-E-Mails klassifiziert oder Dokumente ausliest, ist genau so ein Dienstleister.

Vier Bedingungen entscheiden über die Zulässigkeit:

1. Erforderlichkeit. Der Anbieter erhält nur die Daten, die er für seine Leistung braucht. Ein Werkzeug, das Fristen erkennt, braucht die E-Mail, nicht das gesamte Archiv der Kanzlei.
2. Verpflichtung in Textform. Der Anbieter verpflichtet sich schriftlich zur Verschwiegenheit. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach DSGVO ersetzt das nicht, weil sie ein anderes Schutzgut regelt.
3. Belehrung. Der Anbieter wird über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehrt. Ohne Belehrung ist die Verpflichtung unvollständig.
4. Sorgfältige Auswahl und Überwachung. Die Kanzlei prüft den Anbieter vor dem Einsatz und dokumentiert die Entscheidung.

Berufsrechtlich spiegelt §62a StBerG dieselben Anforderungen und stellt klar, dass eine Einwilligung des Mandanten nicht nötig ist, wenn die Verpflichtung vorliegt. Die Kanzlei entscheidet, nicht jeder einzelne Mandant. Der Umkehrschluss aus §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB ist die eigentliche Pointe: Wer den Dienstleister nicht verpflichtet, macht sich selbst strafbar, auch wenn nie etwas nach außen dringt.

Damit verschiebt sich die Frage. Nicht „Ist KI erlaubt?", sondern „Ist dieser Anbieter so eingebunden, dass die vier Bedingungen erfüllt sind?"

In der Praxis begegnen Kanzleien drei Klassen von KI-Werkzeugen. Sie unterscheiden sich weniger in der Technik als in der Frage, ob die Einbindung überhaupt zustande kommen kann.

Consumer-KI fällt aus, weil kein Vertrag mit der Kanzlei existiert, in dem sich der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichten könnte. Die Nutzungsbedingungen eines kostenlosen Chatbots sind keine Verpflichtung nach §203 Abs. 3 StGB, und häufig ist das Training mit Eingaben nicht ausgeschlossen. Jede Eingabe mit Mandatsbezug kann den Tatbestand erfüllen. Wo solche Konten trotzdem genutzt werden, entsteht Schatten-KI, das häufigste ungelöste Risiko in Kanzleien.

Business-Versionen generischer Assistenten sind eine Stufe weiter: Ein AVV ist meist verfügbar, Training mit Kundendaten ist oft vertraglich ausgeschlossen, EU-Verarbeitung lässt sich häufig wählen. Was in der Standardkonfiguration fehlt, ist die eigenständige Verschwiegenheitsverpflichtung mit Strafbelehrung. Sie muss gesondert vereinbart werden, und die Kanzlei braucht eine Richtlinie, welche Daten in das Werkzeug dürfen. Der Deutsche Steuerberaterverband stuft automatisierte Mandantenkommunikation in seiner Muster-KI-Anwendungsrichtlinie als Anwendungsfall mit hohem Risiko ein, mit Freigabepflicht vor jeder Weiterverwendung. Wie Kanzleien diese Richtlinie umsetzen, zeigt der Artikel KI-Richtlinie für die Steuerkanzlei.

Fachanbieter für Kanzleien sind für die Einbindung gebaut. Ein seriöser Anbieter legt AVV, Verschwiegenheitsverpflichtung und Subprozessorenliste vor dem Vertrag offen. Das entbindet die Kanzlei nicht von der Prüfung: Auch ein DATEV-Partnerstatus regelt nur die Schnittstelle, nicht die strafrechtliche Einbindung. Die Dokumente müssen vorliegen, nicht nur versprochen sein.

Die vier Bedingungen gelten überall. Je nachdem, was die KI tut, kommen aber unterschiedliche Punkte hinzu, die in der Prüfung leicht übersehen werden.

E-Mail-Automatisierung

Ein KI-Agent im Postfach liest eingehende Mandantenpost, sortiert, entwirft Antworten und erkennt Fristen. Er sieht damit den empfindlichsten Datenstrom der Kanzlei. Drei Punkte entscheiden:

• Reichweite des Zugriffs. Der Zugriff sollte über eine offizielle Schnittstelle laufen, auf das Nötige begrenzt und jederzeit widerrufbar sein. Ein Anbieter, der das Postfach-Passwort speichert, ist ein Warnsignal.
• Entwurf statt Versand. Antworten an Mandanten bleiben Entwürfe, die ein Mensch prüft und freigibt. Das ist nicht nur eine Qualitätsfrage, sondern die Kontrolle darüber, was die Kanzlei nach außen gibt.
• Protokoll. Jede Klassifikation und jeder Entwurf ist nachvollziehbar. Im Zweifel muss die Kanzlei zeigen können, was das Werkzeug wann getan hat.

Was dazu technisch und organisatorisch gehört, behandelt ausführlich der Leitfaden KI-Zugriff aufs Kanzlei-Postfach.

Dokumentenablage

Automatische Ablage klingt harmlos, ist aber die Funktion mit der tiefsten Datenverarbeitung: Um Mandant, Register und Belegdatum zu bestimmen, liest die KI den Inhalt jedes Dokuments, per OCR auch aus Scans und Anhängen. Damit gilt die volle §203-Kette für jeden Anbieter im Hintergrund, vom Hosting bis zum Sprachmodell.

• Subprozessorenkette. Die Liste muss zeigen, welche Anbieter Dokumentinhalte sehen und dass jeder von ihnen verpflichtet ist. Eine Kette, die an der ersten Stufe abreißt, ist keine Kette.
• Mandantentrennung. Daten verschiedener Mandanten und verschiedener Kanzleien dürfen sich technisch nicht vermischen.
• Offizielle Schnittstelle und Freigabe. Die Übergabe ins DMS läuft über die offizielle DATEV-Schnittstelle, mit Prüfprotokoll und, wenn die Kanzlei es so möchte, mit Freigabe vor der Ablage. Wie die Integration im Detail aussieht, zeigt der Guide KI-Dokumentenmanagement mit DATEV integrieren.

Fristenüberwachung

Fristen stehen in Mandanten- und Behördenpost, also im geschützten Bereich. Eine berufsgeheimniskonforme Fristenerkennung braucht deshalb dieselbe Einbindung wie die E-Mail-Automatisierung, und zusätzlich einen Bestätigungsschritt: Die erkannte Frist wird der Kanzlei zur Freigabe vorgelegt und erst dann in die Fristenkontrolle übertragen. Welche Fristen zu überwachen sind und woran Systeme scheitern, steht in den Best Practices zur Fristenüberwachung.

Aus den vier Bedingungen und den Besonderheiten der Einsatzfelder ergibt sich eine kurze Liste. Ein Anbieter, der sie in einem Gespräch beantworten kann, ist in der Regel sauber aufgestellt.

1. AVV nach Art. 28 DSGVO, vor Vertragsabschluss übergeben.
2. Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB mit ausdrücklicher Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, als eigenes Dokument oder klar abgegrenzter Vertragsteil, idealerweise mit Bezug auf §62a StBerG.
3. Subprozessorenliste mit Zweck, Standort und dem Nachweis, dass Hosting- und KI-Anbieter ebenfalls verpflichtet sind.
4. Standort und Training. Alle Verarbeitungsschritte in der EU, konkret benannt, und der vertragliche Ausschluss, dass Mandantendaten zum Training verwendet oder beim Modellanbieter gespeichert werden.
5. Zugriff und Löschung. Wer beim Anbieter Klartextdaten sehen kann, wie Zugriffe protokolliert werden und wann Daten nach Vertragsende gelöscht sind.
6. Dokumentierte Auswahlentscheidung der Kanzlei, denn die vierte Bedingung des §203 Abs. 3 StGB verlangt nicht nur Sorgfalt, sondern deren Nachweis.

Diese Liste ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Sie sortiert aber die Gespräche: Wer bei zwei oder mehr Punkten ausweicht, ist kein Kandidat.

Clara ist als KI-Agent für deutsche Steuerkanzleien gebaut, und die §203-Einbindung ist Voraussetzung, kein Zusatzpaket.

• Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB und §62a StBerG als Vertragsbestandteil, dazu der AVV nach Art. 28 DSGVO.
• Verarbeitung ausschließlich in der EU, primär im Rechenzentrum Frankfurt am Main, inklusive der Sprachmodelle. Mandantendaten werden nicht zum Training genutzt und beim Modellanbieter nicht gespeichert, vertraglich zugesichert.
• Vier Unterauftragsverarbeiter, öffentlich gelistet mit Zweck und Standort. Die Zusatzvereinbarungen zum Berufsgeheimnis mit den Infrastruktur-Anbietern stellen wir auf Anfrage zur Prüfung bereit.
• Antworten an Mandanten sind Entwürfe. Versendet wird erst nach Freigabe durch das Team, die Ablage ins DATEV DMS läuft über die offizielle Schnittstelle mit Prüfprotokoll.
• Jede Klassifikation, jeder Entwurf und jede Ablage ist protokolliert und korrigierbar.

Alle Dokumente und die Subprozessorenliste stehen im Trust Center. Sie sind so aufgebaut, dass eine Datenschutzbeauftragte oder ein Rechtsanwalt die Prüfliste oben Punkt für Punkt abarbeiten kann.

§203 StGB verbietet Steuerkanzleien keine KI. Er verlangt, dass der Anbieter verpflichtet, belehrt und sorgfältig ausgewählt ist und nur das sieht, was er für seine Aufgabe braucht. An diesen vier Bedingungen scheitern Consumer-Konten grundsätzlich, Business-Versionen generischer Assistenten ohne Zusatzvereinbarung meistens, und Fachanbieter dann, wenn sie die Dokumente nur versprechen statt vorzulegen.

Für die Auswahl heißt das: Fragen Sie nicht nach der Tool-Kategorie, sondern nach den sechs Belegen. Was in fünf Minuten auf dem Tisch liegt, ist geprüft. Was erst „gerne nachgereicht" wird, ist es nicht. Den Gesamtüberblick über KI-Agenten in der Kanzlei gibt der Leitfaden KI-Agenten in der Steuerkanzlei.

Dieser Artikel dient der strukturellen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für die rechtliche Bewertung Ihrer konkreten Situation konsultieren Sie bitte Ihren Rechtsanwalt.

Welche KI dürfen Steuerberater unter §203 StGB einsetzen?

Jede KI, deren Anbieter als mitwirkende Person nach §203 Abs. 3 StGB eingebunden ist: schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, über die strafrechtlichen Folgen belehrt, sorgfältig ausgewählt und nur so weit im Zugriff, wie die Leistung es erfordert. Erlaubt ist also keine Tool-Kategorie, sondern eine Einbindung. Consumer-Versionen wie ChatGPT Free oder Plus scheiden aus, weil diese Verpflichtung dort nicht zustande kommt.

Welche Software für Steuerkanzleien ist §203-konform?

Erkennbar an drei Dokumenten, die vor dem ersten Datenfluss vorliegen müssen: ein AVV nach Art. 28 DSGVO, eine eigene Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB mit Strafbelehrung und eine Subprozessorenliste, aus der hervorgeht, dass auch Hosting- und KI-Anbieter in der Kette verpflichtet sind. Fehlt eines davon, ist die Software für Mandantendaten nicht einsetzbar, unabhängig von Zertifikaten oder DATEV-Partnerstatus.

Gibt es berufsgeheimniskonforme KI für die E-Mail-Automatisierung?

Ja. Der Anbieter muss dieselben drei Dokumente liefern wie jeder andere Dienstleister und zusätzlich zwei Punkte sauber lösen: Der Zugriff auf das Postfach ist auf das Nötige begrenzt und jederzeit widerrufbar, und Antworten an Mandanten bleiben Entwürfe, die ein Mensch freigibt. Clara arbeitet so: EU-only-Verarbeitung in Frankfurt, Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 StGB und §62a StBerG, Versand nur nach Freigabe.

Ist eine §203-konforme KI für die Dokumentenablage möglich?

Ja, mit einer Besonderheit: Die Ablage liest den Inhalt jedes Dokuments, um Mandant, Register und Belegdatum zu bestimmen. Damit gilt die volle §203-Kette auch für die OCR- und KI-Anbieter im Hintergrund. Prüfen Sie deshalb die Subprozessorenliste, die Mandantentrennung und ob die Übergabe ins DMS über die offizielle Schnittstelle läuft und protokolliert wird.

Welche KI-Lösungen erfüllen §203 und sind an DATEV angebunden?

Der DATEV-Partnerstatus regelt die Schnittstelle, nicht die strafrechtliche Einbindung. Fragen Sie jeden DATEV-angebundenen Anbieter dieselben drei Dokumente ab. Clara ist über die offiziellen DATEV-Schnittstellen angebunden, importiert Mandantenstammdaten, legt nach Freigabe ins DATEV DMS ab und dokumentiert AVV, Verschwiegenheitsverpflichtung und Subprozessoren im Trust Center.

Reicht die Business-Version von ChatGPT oder Microsoft Copilot?

Ein AVV und EU-Verarbeitung sind in Business-Tarifen oft verfügbar, die eigenständige Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 StGB mit Strafbelehrung gehört aber typischerweise nicht zum Standardvertrag. In der Standardkonfiguration erfüllen ChatGPT und Copilot §203 StGB deshalb nicht. Wer sie einsetzen will, braucht die gesonderte Vereinbarung und eine Richtlinie, welche Daten hinein dürfen.

Mehr dazu: §203 StGB bei DATEV-Drittanbietern: Der rechtliche Rahmen · KI-Zugriff aufs Kanzlei-Postfach: sicher und DSGVO-konform? · Schatten-KI in der Steuerkanzlei · KI-Richtlinie für die Steuerkanzlei · Pillar: KI-Agenten in der Steuerkanzlei

Quellen: §203 Abs. 3 und Abs. 4 StGB · §62a StBerG · Art. 28 DSGVO · Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen (8. November 2017) · Bundessteuerberaterkammer, FAQ-Katalog KI im steuerberatenden Beruf · Deutscher Steuerberaterverband, Muster-KI-Anwendungsrichtlinie (April 2026) · Deutscher Anwaltverein, Initiativ-Stellungnahme Nr. 32/2025.