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Ablagefehler im DATEV DMS erkennen und beheben: 13 Fehlerbilder mit Ursache und Lösung

Dokument im falschen Register, Mandant fehlt in der Akte, „Dokument ist ausgecheckt“, Mail ohne Anhänge: 13 typische Ablagefehler im DATEV DMS mit Ursache, Lösung und Fundstelle im DATEV Hilfe-Center, aus über 1.000 Ablagen pro Woche in über 40 Kanzleien.

Jona Wilmsmann, Co-Founder & CTO, Intoconvo GmbH
Jona Wilmsmann · Co-Founder & CTO, Intoconvo GmbHDATEV-Praxis · 11. Oktober 2026 · 16 Min. Lesezeit
Inhalt

Ein Dokument liegt im falschen Register. Ein Mandant hat keine DMS-Akte, obwohl er in den Stammdaten steht. Eine Mail kommt ohne Anhang im DMS an. Solche Fehler kosten selten viel Zeit auf einmal, aber sie wiederholen sich, und wer die Ursache nicht kennt, korrigiert sie jedes Mal von Hand.

Wir legen mit Clara jeden Tag Dokumente ins DATEV DMS von Steuerkanzleien ab, jede Woche über 1.000 Mal in über 40 Kanzleien. Etwa 3 % dieser Ablagen lehnt DATEV ab, und jede Ablehnung nennt einen Grund. Dazu kommen die Fälle, in denen die Ablage zwar geklappt hat, das Dokument aber woanders liegt als gedacht. Aus beidem ist diese Übersicht entstanden. Die Lösungen haben wir mit dem DATEV Hilfe-Center abgeglichen; zu jeder steht die Dokumentnummer, damit Sie den Weg dort nachlesen können.

Die Seite richtet sich an alle, die in der Kanzlei für das DMS zuständig sind, an IT-Dienstleister und an alle, die die Ablage mit eigenen Werkzeugen automatisieren. Wie man DATEV DMS grundsätzlich einrichtet und bedient, steht in unserer Anleitung Wie nutze ich DATEV DMS effektiv?; hier geht es um das, was schiefgeht.

Schnelldiagnose: Symptom, Ursache, Lösung

#SymptomUrsacheLösungDATEV Hilfe
1Dokument liegt in einem anderen Ordner oder Register als ausgewähltDer Ablage-Knigge-Eintrag gibt den Ablageort vorEintrag prüfen und anpassen: Organisation › Administration › Ablage-Knigge › Bearbeiten1005868, 1005869
2Dokument liegt in einem ganz anderen Bereich, etwa unter Kanzlei statt unter MandantenDer Knigge-Eintrag enthält auch den BereichBereich im Knigge-Eintrag prüfen1005868
3Handakte gesetzt, obwohl das Dokument prüfungsrelevant ist (oder umgekehrt)Knigge-Eintrag setzt Handakte; bei Schnittstellen auch die VoreinstellungDokumenteigenschaften › Handakte; Knigge-Eintrag anpassen1036308, 1006699
4Knigge-Eintrag zeigt <Fehlerhaft> oder legt ohne Ordner/Register abOrdner oder Register wurde gelöscht oder umbenanntKontextmenü › Daten prüfen; danach Einträge markieren › Bearbeiten › OK1037404
5Mandant in den Stammdaten vorhanden, DMS-Akte leer oder nicht auffindbarMandant ist für DATEV DMS gesperrt; die Globalsperre wirkt nicht auf das DMSRechteverwaltung › PC-Anwendungen › Eigenorganisation › Unterprogramme › DATEV DMS / Dokumentenablage › Ordnungsbegriffe › Mandanten1070485, 1070780
6Einzelner Ordner fehlt für einen BenutzerOrdner ist gesperrtRechteverwaltung › … › DATEV DMS › Bereiche › Ordner › Sperren/Freigeben1070780
7Eine Schnittstelle oder ein Zusatzprogramm sieht Mandanten oder DMS nichtDem DATEVconnect-Benutzer fehlen RechteRechteverwaltung › PC-Anwendungen › Programme › DATEVconnect › Domains sowie Globalrechte › Berater/Mandant und Zentrale Stammdaten › Mandanten freigeben1003185
8„Dokument ist ausgecheckt“, Dateien lassen sich nicht hinzufügenJemand hat das Dokument in BearbeitungBearbeiter checkt ein: Bearbeiten › Bearbeitung abschließen; Hauptadministrator: Änderungen von anderen Benutzern verwerfen1016666, 1008980
9Status lässt sich nicht setzen oder wird abgelehntDer Status ist der Dokumentklasse (Dokument oder Beleg) nicht zugeordnetOrganisation › Administration › Status › Dokumentklassen zuordnen1006741, 1006742
10E-Mail aus Outlook im DMS ohne Anhänge, oder nur Anhänge ohne E-MailKanzleieinstellung für E-Mails mit AnlagenExtras › Einstellungen › Kanzleieinstellungen › Outlook Integration1027760
11DATEV-Funktionen in Outlook fehlenDas neue Outlook wird nicht unterstütztAuf das klassische Outlook zurückschalten, Wechsel per Gruppenrichtlinie sperren1037821, 1080014
12Ablage mit Knigge-Eintrag erzeugt keinen Posteingang und keine FristEin Posteingang entsteht nur über die Ablagemaske oder nachträglichKontextmenü › Posteingang anlegen1007322
13Kein Ablage-Knigge, nur eine Datei pro Dokument, keine KenntnisnehmerDie Kanzlei nutzt die Dokumentenablage, nicht DATEV DMSPrüfen, welche Lösung im Einsatz ist (siehe unten)1003500, 1009186

Die Fehlerbilder im Einzelnen:

1–4: Der Ablage-Knigge entscheidet mit

Der Ablage-Knigge ist die Liste der Vorlagen, mit denen eine Kanzlei Dokumente einheitlich ablegt. Ein Eintrag kann Dokumentklasse, Bereich, Ordner, Register, Status, Handakte, Dokumentart und Kenntnisnehmer vorbelegen (Dok.-Nr. 1005868). Wer mit einem Eintrag ablegt, bekommt diese Werte, auch wenn er beim Ablegen etwas anderes gemeint hat.

Das ist gewollt, führt aber zu einem typischen Fehlerbild: Das Dokument liegt korrekt nach Knigge, aber nicht dort, wo die Person es erwartet hat. In unseren Messungen landete rund jede siebte Ablage mit Knigge-Eintrag an einem anderen Ort als vorgeschlagen, meist im selben Ordner unter einem anderen Register. In Einzelfällen gab ein Eintrag sogar einen anderen Bereich vor, sodass ein Mandantendokument im Bereich Kanzlei landete.

So beheben Sie es:

  • Öffnen Sie DATEV DMS › Organisation (unten links) › Administration › Ablage-Knigge, klicken Sie den Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Bearbeiten. Prüfen Sie Bereich, Ordner und Register. Dafür braucht es das Recht „Ablage-Knigge bearbeiten“ (Dok.-Nr. 1005869).
  • Bereits abgelegte Dokumente ändert eine Korrektur am Eintrag nicht. Die müssen Sie einzeln verschieben.
  • Zeigt ein Eintrag <Fehlerhaft> oder legt er ohne Ordner und Register ab, wurde meist ein Ordner oder Register gelöscht. Kontextmenü › Daten prüfen zeigt die betroffenen Einträge. Bleiben die Felder danach leer, hilft: alle Einträge markieren › Bearbeiten › OK, ohne etwas zu ändern (Dok.-Nr. 1037404).
  • Benutzer sehen nur Knigge-Einträge für Bereiche, die für sie freigegeben sind. Fehlt ein Eintrag bei einer Kollegin, liegt es oft an einer Sperre (siehe 5 und 6).

Handakte (3). Ein Dokument mit Handakte gilt als nicht prüfungsrelevant: Ein Betriebsprüfer mit Zugriff auf das DMS sieht es nicht (Dok.-Nr. 1036308). Gesetzt wird das Häkchen in den Dokumenteigenschaften; in der Oberfläche ist es standardmäßig aus. Ein Knigge-Eintrag kann es vorbelegen. Über die Schnittstelle gilt eine andere Voreinstellung (siehe unten), deshalb lohnt der Blick auf dieses Feld bei allem, was automatisch abgelegt wurde.

5–7: Rechte im DMS sind eigene Rechte

Das häufigste Missverständnis: Wer einen Mandanten in den Stammdaten sieht, sieht ihn nicht automatisch im DMS. DATEV DMS sperrt Mandanten über einen eigenen Ordnungsbegriff, und die Globalsperre eines Mandanten hat auf DATEV DMS und die Dokumentenablage keine Auswirkung (Dok.-Nr. 1070485). Ein Mandant kann also in den Stammdaten lesbar und im DMS gesperrt sein, und umgekehrt.

So beheben Sie es:

  • Mandant im DMS freigeben: Rechteverwaltung › PC-Anwendungen › Eigenorganisation › Unterprogramme › DATEV DMS / Dokumentenablage › Ordnungsbegriffe › Mandanten (Bereichsübergreifend).
  • Ordner freigeben: … › DATEV DMS › Bereiche › Ordner › Ordner auswählen › Sperren/Freigeben (Dok.-Nr. 1070780).
  • Beides braucht einen Haupt- oder Rechteadministrator. Wichtig: Die Rechte wirken erst, wenn sich der Benutzer ab- und wieder anmeldet.
  • Das ist die lokale Rechteverwaltung unter PC-Anwendungen, nicht die Rechteverwaltung online. Online wird nur die DMS-Lizenz zugewiesen (Lizenzverwaltung online, danach RZ-Abruf).

Schnittstellen (7). Programme, die über DATEVconnect auf DATEV zugreifen, melden sich mit einem eigenen DATEV-Benutzer an und sehen genau das, was dieser Benutzer sehen darf. Er braucht die Freigabe unter PC-Anwendungen › Programme › DATEVconnect › Domains, die Globalrechte für Berater/Mandant und Zentrale Stammdaten › Mandanten (Dok.-Nr. 1003185) und zusätzlich die DMS-Rechte aus 5 und 6. Fehlt nur die DMS-Freigabe, liest das Programm Stammdaten, findet aber keine Akten. Ein neu angelegter Mandant ist für Schnittstellen in unseren Fällen manchmal erst nach einigen Minuten sichtbar; ein zweiter Versuch kurz danach klappt dann.

8: „Dokument ist ausgecheckt“

Wer ein Dokument im DMS bearbeitet, checkt es aus. Solange es ausgecheckt ist, lassen sich keine Dateien hinzufügen, weder von Hand noch über eine Schnittstelle. In unseren automatisierten Ablagen ist das einer der häufigsten Ablehnungsgründe, verteilt über viele Kanzleien, und einzelne Dokumente bleiben wochenlang ausgecheckt, oft weil die Bearbeitung nie abgeschlossen wurde.

So beheben Sie es:

  • Wer das Dokument hat, zeigt das gelbe Schloss in der Spalte Bearbeitungsinformation; der Tooltip nennt den Benutzer. Den Filter „Dokumente in Bearbeitung“ (Standardübersichten › Filter verwalten) zeigt alle ausgecheckten Dokumente auf einen Blick (Dok.-Nr. 1016666).
  • Die Bearbeiterin checkt am selben PC und mit demselben Windows-Benutzer ein: Rechtsklick › Bearbeiten › Bearbeitung abschließen. Klappt das nicht: Bearbeiten › Änderungen verwerfen (Dok.-Nr. 1036497).
  • Ist die Person nicht da, kann ein Hauptadministrator über Bearbeiten › Änderungen von anderen Benutzern verwerfen entsperren. Ungesicherte Änderungen der Bearbeiterin können dabei verloren gehen (Dok.-Nr. 1008980). Eine Funktion „Einchecken erzwingen“ gibt es nicht.
  • Unser Tipp: den Filter „Dokumente in Bearbeitung“ einmal pro Woche ansehen. Alles, was dort seit Tagen steht, ist fast immer vergessen.

9: Status passt nicht zur Dokumentklasse

DATEV DMS kennt Dokumentklassen, vor allem Dokument und Beleg. Jeder Status ist einer oder mehreren Klassen zugeordnet; „zu buchen“ ist ein Belegstatus, „offen“ ein Dokumentstatus. Wer einen Status wählt, der der Klasse nicht zugeordnet ist, wird abgewiesen. Welche Status es gibt und für welche Klassen, legt die Kanzlei unter Organisation › Administration › Status fest, inklusive der erlaubten Folgestatus (Dok.-Nr. 1006741, 1006742).

In der Dokumentenablage ist es strenger: Dokumente haben dort keinen Status, Belege brauchen einen (Dok.-Nr. 1006701). Ein Werkzeug, das in jeder Kanzlei denselben Status mitschickt, scheitert deshalb in manchen Kanzleien an jeder einzelnen Ablage.

10–11: E-Mails aus Outlook ablegen

Anhänge (10). Wie eine E-Mail mit Anhängen im DMS landet, ist eine Kanzleieinstellung: DATEV DMS › Extras › Einstellungen › Kanzleieinstellungen › Outlook Integration › „Ablage-Optionen beim Speichern von E-Mails mit Anlagen“ (Dok.-Nr. 1027760). Die Optionen:

  • Dialog immer anzeigen: Die Person entscheidet bei jeder Ablage.
  • E-Mail mit Anlagen zusätzlich in der Dokumentstruktur: die E-Mail als msg-Datei und die Anhänge als eigene Dateien. Das ist für die Suche meist die beste Wahl.
  • E-Mail ohne Anlagen zusätzlich: Die Anhänge stecken nur in der msg-Datei. Sie sind da, aber nicht als eigene Dateien durchsuchbar.
  • Nur Anlagen: Die E-Mail selbst wird nicht abgelegt.

Eine E-Mail mit Anhängen ganz ohne die Anhänge abzulegen, sieht DATEV nicht vor (Dok.-Nr. 1018640).

Das neue Outlook (11). Das neue Outlook („Outlook new“) bietet keine COM-Schnittstelle. Erstellung, Bearbeitung und Ablage von E-Mails aus DATEV-Programmen funktionieren dort deshalb nicht (Dok.-Nr. 1037821, zuletzt bestätigt in 1080014 vom 21.09.2026). Die Lösung: über den Schalter oben rechts zurück zum klassischen Outlook, das klassische Outlook als Standard-Mailprogramm setzen und den automatischen Wechsel per Registry oder Gruppenrichtlinie sperren, wie im Dokument beschrieben. Das wird dringlicher: Für Microsoft-365-Business-Tarife ist das neue Outlook seit Januar 2025 Standard, für Enterprise-Tarife ab März 2027.

12: Knigge-Eintrag ohne Posteingang

Ein Knigge-Eintrag kann eine Dokumentart für den Posteingang vorbelegen. Den Posteingang mit Frist legt aber erst die Ablagemaske an, über das Kontrollkästchen „Posteingang anlegen“, oder später das Kontextmenü › Posteingang anlegen (Dok.-Nr. 1007322). Wer ohne Ablagemaske ablegt, über eine Schnittstelle oder einen Hintergrunddienst, bekommt das Dokument, aber keinen Posteingang. Das haben wir bei allen Ablagen über DATEVconnect so beobachtet. Wer Fristen über den Posteingang steuert, muss bei solchen Ablagen den Posteingang nachträglich anlegen oder die Dokumente anders zur Kenntnis bringen, etwa über Kenntnisnehmer.

13: DMS oder Dokumentenablage?

Viele Fehlerbilder hängen davon ab, ob die Kanzlei DATEV DMS oder die Dokumentenablage nutzt. Nur DATEV DMS kennt den Ablage-Knigge, die Kenntnisnahme, Dokumente aus mehreren Dateien, eigene Status, Pflichtfelder und die automatische Mail-Ablage (Dok.-Nr. 1009186).

So prüfen Sie es: Mandantenübersicht › Schnellinfo Dokumente › Rechtsklick auf ein Dokument. Steht im Menü „Dokumentstruktur“, ist DATEV DMS im Einsatz; steht dort „Revisionshistorie“, ist es die Dokumentenablage mit Revisionssicherheit (Dok.-Nr. 1003500).

Abnahme-Checkliste: Ist das Dokument richtig abgelegt?

Ob von Hand oder automatisch: Diese sechs Punkte sagen in einer Minute, ob eine Ablage stimmt.

  1. Mandant: Liegt das Dokument in der Akte des richtigen Mandanten?
  2. Ort: Stimmen Bereich, Ordner und Register, oder hat ein Knigge-Eintrag sie geändert?
  3. Klasse und Status: Dokument oder Beleg, und passt der Status dazu?
  4. Handakte: Ist das Dokument prüfungsrelevant? Dann darf Handakte nicht gesetzt sein.
  5. Dateien: Sind alle Dateien im Dokument, bei E-Mails auch die Anhänge? Bei automatischer Ablage mehrerer Dateien in ein bestehendes Dokument lohnt der Blick in die Dokumentstruktur besonders.
  6. Posteingang: Braucht das Dokument einen Posteingang mit Frist? Dann prüfen, ob er angelegt wurde.

Für alle, die die Ablage selbst automatisieren

Wer mit n8n, eigenen Skripten oder einem KI-Agenten über DATEVconnect ins DMS ablegt (welche Schnittstellen es gibt, steht im Überblick über die DATEV-Schnittstellen), trifft auf alle Fehlerbilder oben und auf einige zusätzliche. Was wir dabei gelernt haben:

  • Ablegen ist zweistufig: erst die Datei hochladen, dann das Dokument mit Verweis auf die Datei anlegen. Eine Datei, die 24 Stunden keinem Dokument zugeordnet ist, löscht DATEV wieder.
  • Pflichtfelder: Die Schnittstellenbeschreibung nennt weniger Pflichtfelder, als der Server verlangt. In der Praxis braucht ein Dokument Klasse, Mandant, Bezeichnung, Bereich, Status, Benutzer und die Dateiangaben (Name, Reihenfolge, Typ). Lassen Sie ein Feld weg, nennt die Fehlermeldung die vollständige Liste. Bezeichnung und Status haben Ausnahmen: Ein Knigge-Eintrag kann die Bezeichnung bilden, und in der Dokumentenablage ist der Status bei Dokumenten verboten.
  • Handakte ist über die Schnittstelle standardmäßig gesetzt, wenn Sie das Feld nicht mitschicken, anders als in der Oberfläche. Schicken Sie es immer ausdrücklich mit.
  • Der Knigge-Eintrag gewinnt. Schicken Sie einen Knigge-Eintrag mit, überschreibt er Ordner, Register, Status und Handakte, je nachdem, was er vorbelegt. Was ein Eintrag vorbelegt, liefert die Schnittstelle nicht; das steht nur im Export des Ablage-Knigge der Kanzlei. Eine nachträgliche Änderung am angelegten Dokument wird vom Knigge nicht noch einmal überschrieben, so lässt sich ein bewusst anderer Ablageort setzen.
  • Ausgecheckte Dokumente: Das Hinzufügen von Dateien wird abgelehnt, und die Antwort beim Lesen des Dokuments nennt, wer es hat. Warten und später erneut versuchen war in allen Fällen, die wir gesehen haben, sicher: Bei der Ablehnung war noch keine Datei gespeichert.
  • Lesen Sie jede Ablage zurück, und zwar über die ID des Dokuments, nicht über seine Nummer. Erst das zurückgelesene Dokument zeigt, wo es wirklich liegt und welche Dateien es enthält.
  • Dateinamen: Die Zeichen / \ | : * ? " < > lehnt das DMS ab, statt sie zu ersetzen; § und Punkte bleiben erhalten.
  • Posteingang und Frist entstehen über die Schnittstelle nicht (siehe 12). Kenntnisnehmer lassen sich dagegen beim Anlegen mitgeben.
  • Rechte: Ihre Schnittstelle sieht nur, was ihr DATEV-Benutzer sehen darf (siehe 7). Eine leere Mandantenliste ist fast immer ein Rechteproblem, kein Fehler in Ihrem Code.

Weiterlesen: Wie nutze ich DATEV DMS effektiv? · DATEV DMS richtig nutzen: Die 7 häufigsten Fehler · Wie richte ich den DATEV Dokumentenkorb ein? · Wie zuverlässig ist die automatische Ablage von E-Mails und Anhängen? · DATEV-Integration für Drittanbieter · Automatische Ablage ins DATEV DMS

FAQ

Warum landet ein Dokument im DATEV DMS in einem anderen Ordner oder Register als ausgewählt?

Meist gibt der verwendete Ablage-Knigge-Eintrag den Ablageort vor. Ein Knigge-Eintrag legt Bereich, Ordner, Register, Status, Handakte und Dokumentart fest und überschreibt damit die Auswahl beim Ablegen. Prüfen lässt sich das unter DATEV DMS › Organisation › Administration › Ablage-Knigge › Eintrag › Bearbeiten (DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1005868). In unseren Messungen landete rund jede siebte Ablage mit Knigge-Eintrag an einem anderen Ort als vorgeschlagen.

Warum sehe ich einen Mandanten in den Stammdaten, aber seine DMS-Akte ist leer?

DATEV DMS hat eigene Rechte. Die Globalsperre eines Mandanten wirkt nicht auf DATEV DMS und Dokumentenablage; umgekehrt kann ein Mandant im DMS gesperrt sein, obwohl die Stammdaten lesbar sind. Freigegeben wird in der DATEV Rechteverwaltung unter PC-Anwendungen › Eigenorganisation › Unterprogramme › DATEV DMS / Dokumentenablage › Ordnungsbegriffe › Mandanten (Dok.-Nr. 1070485). Die Änderung wirkt erst nach Ab- und Anmeldung.

Wie entsperre ich ein ausgechecktes Dokument im DATEV DMS?

Wer das Dokument in Bearbeitung hat, zeigt das gelbe Schloss in der Spalte Bearbeitungsinformation. Der Bearbeiter checkt es am selben PC und mit demselben Windows-Benutzer über Bearbeiten › Bearbeitung abschließen ein. Ein Hauptadministrator kann über Bearbeiten › Änderungen von anderen Benutzern verwerfen entsperren; dabei können Änderungen des Bearbeiters verloren gehen (Dok.-Nr. 1016666, 1008980).

Warum fehlen beim Ablegen aus Outlook die Anhänge im DATEV DMS?

Das steuert eine kanzleiweite Einstellung: DATEV DMS › Extras › Einstellungen › Kanzleieinstellungen › Outlook Integration › Ablage-Optionen beim Speichern von E-Mails mit Anlagen. Bei „E-Mail ohne Anlagen“ stecken die Anhänge in der msg-Datei und sind nicht als eigene Dateien durchsuchbar; bei „Nur Anlagen“ wird die E-Mail selbst nicht abgelegt (Dok.-Nr. 1027760).

Funktioniert die DATEV-Ablage aus dem neuen Outlook?

Nein, Stand September 2026. Das neue Outlook bietet keine COM-Schnittstelle, deshalb werden Erstellung, Bearbeitung und Ablage von E-Mails aus DATEV-Programmen dort nicht unterstützt. Die Lösung ist, auf das klassische Outlook zurückzuschalten und den automatischen Wechsel per Gruppenrichtlinie zu sperren (Dok.-Nr. 1037821, 1080014).

Quellen

Stand: Oktober 2026. Menüpfade und Dokumentnummern beziehen sich auf das DATEV Hilfe-Center zum genannten Stand. Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe DATEV-Praxis.

Häufige Fragen zum Artikel

Warum landet ein Dokument im DATEV DMS in einem anderen Ordner oder Register als ausgewählt?
Meist gibt der verwendete Ablage-Knigge-Eintrag den Ablageort vor. Ein Knigge-Eintrag legt Bereich, Ordner, Register, Status, Handakte und Dokumentart fest und überschreibt damit die Auswahl beim Ablegen. Prüfen lässt sich das unter DATEV DMS › Organisation › Administration › Ablage-Knigge › Eintrag › Bearbeiten (DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1005868). In unseren Messungen landete rund jede siebte Ablage mit Knigge-Eintrag an einem anderen Ort als vorgeschlagen.
Warum sehe ich einen Mandanten in den Stammdaten, aber seine DMS-Akte ist leer?
DATEV DMS hat eigene Rechte. Die Globalsperre eines Mandanten wirkt nicht auf DATEV DMS und Dokumentenablage; umgekehrt kann ein Mandant im DMS gesperrt sein, obwohl die Stammdaten lesbar sind. Freigegeben wird in der DATEV Rechteverwaltung unter PC-Anwendungen › Eigenorganisation › Unterprogramme › DATEV DMS / Dokumentenablage › Ordnungsbegriffe › Mandanten (Dok.-Nr. 1070485). Die Änderung wirkt erst nach Ab- und Anmeldung.
Wie entsperre ich ein ausgechecktes Dokument im DATEV DMS?
Wer das Dokument in Bearbeitung hat, zeigt das gelbe Schloss in der Spalte Bearbeitungsinformation. Der Bearbeiter checkt es am selben PC und mit demselben Windows-Benutzer über Bearbeiten › Bearbeitung abschließen ein. Ein Hauptadministrator kann über Bearbeiten › Änderungen von anderen Benutzern verwerfen entsperren; dabei können Änderungen des Bearbeiters verloren gehen (Dok.-Nr. 1016666, 1008980).
Warum fehlen beim Ablegen aus Outlook die Anhänge im DATEV DMS?
Das steuert eine kanzleiweite Einstellung: DATEV DMS › Extras › Einstellungen › Kanzleieinstellungen › Outlook Integration › Ablage-Optionen beim Speichern von E-Mails mit Anlagen. Bei „E-Mail ohne Anlagen“ stecken die Anhänge in der msg-Datei und sind nicht als eigene Dateien durchsuchbar; bei „Nur Anlagen“ wird die E-Mail selbst nicht abgelegt (Dok.-Nr. 1027760).
Funktioniert die DATEV-Ablage aus dem neuen Outlook?
Nein, Stand September 2026. Das neue Outlook (Outlook new) bietet keine COM-Schnittstelle, deshalb werden Erstellung, Bearbeitung und Ablage von E-Mails aus DATEV-Programmen dort nicht unterstützt. Die Lösung ist, auf das klassische Outlook zurückzuschalten und den automatischen Wechsel per Gruppenrichtlinie zu sperren (Dok.-Nr. 1037821, 1080014).
Zum Leitfaden DATEV & Automatisierung →
Conrad Denzer, Mitgründer von Intoconvo

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