DATEV Lohn mit KI auswerten: Was abrufbar ist

DATEV hat zwei Lohnprogramme: Lohn und Gehalt läuft in der Kanzlei oder beim Unternehmen, LODAS rechnet über das DATEV-Rechenzentrum ab. Für beide gibt es andere Wege an die Daten.

DATEVconnect. Im DATEV Developer Portal steht unter den Desktop-APIs, die „nur im lokalen Netzwerk verfügbar“ sind, für die Lohnabrechnung genau eine: „Payroll“ für DATEV Lohn und Gehalt, derzeit Version 3.1.4. Eine Desktop-API für LODAS gibt es dort nicht. Die Leistungsbeschreibung von DATEVconnect (Dok.-Nr. 0904166) zählt auf, was die Schnittstelle aus Lohn und Gehalt liest und schreibt; Lohn und Gehalt compact wird nicht unterstützt. Abrechnungsergebnisse je Monat führt die Leistungsbeschreibung nicht als eigenen Punkt auf. Welche Daten die aktuelle Version im Einzelnen liefert, beschreibt die API-Referenz im Developer Portal.

Die Online-Datenservices laufen über das DATEV-Rechenzentrum und decken beide Lohnprogramme ab. Drei Dinge müssen zusammenkommen:

1. Eine Software, die den Datenservice anbindet. Seit 2023 steht die Anbindung der Online-APIs allen interessierten Softwareherstellern offen (Dok.-Nr. 1018461). Der Hersteller durchläuft dafür das Onboarding im Developer Portal: ein verpflichtendes Onboarding-Paket, Umsetzung in der Sandbox, technische Prüfung, drei Monate befristeter Zugang zur Produktivumgebung, zweite Prüfung, danach unbefristeter Zugang. Das erste Onboarding kostet laut DATEV 1.500 € zuzüglich Umsatzsteuer mit vier Stunden Beratung; jeder weitere Datenservice und weitere Beratung werden mit 210 € zuzüglich Umsatzsteuer je angefangene Stunde berechnet. Dazu braucht der Hersteller ein DATEV-Testsystem, ein eigenes oder das eines DATEV-Kunden. Im DATEV-Shop heißt es derzeit, die Dienste würden „nur von ausgewählten Drittsystemen angeboten“.
2. Eine Bestellung je Mandant über die MyDATEV Mandantenregistrierung, mit einer DATEV SmartCard mit Bestellrecht. Für den Mandanten muss im DATEV Arbeitsplatz die Leistung „Lohnabrechnung“ angelegt sein (Dok.-Nr. 1002326). Will die Kanzlei die Daten selbst in einer externen Software abrufen, bestellt sie den Dienst auf die Kanzlei-Beraternummer (Dok.-Nr. 1048998, Kapitel 3.4).
3. Eine Einstellung im Lohnprogramm je Mandant, etwa in Lohn und Gehalt unter Extras › Einstellungen › Online-Anwendungen (Dok.-Nr. 1025558, 1019845).

Berechnet wird je Mandant, für den ein Dienst aktiv ist: Entfernt man einen Mandanten in der Rechteverwaltung online, fallen für ihn ab dem Folgemonat keine Kosten mehr an (Dok.-Nr. 1025558, Kapitel 4.4). Die laufenden Kosten entstehen laut Developer Portal in der Regel beim DATEV-Anwender, also bei der Kanzlei oder beim Mandanten.

Für eine Kanzlei heißt das: Ein allgemeiner KI-Assistent wie ChatGPT oder Microsoft Copilot hat keinen dieser Zugänge. Er arbeitet mit dem, was Sie ihm geben, in der Praxis also mit PDF-Auswertungen oder Exporten. Live-Zugriff gibt es nur über eine Software, die DATEVconnect oder einen der Datenservices angebunden hat.

Ohne Schnittstelle übergeben Lohn und Gehalt und LODAS ihre Auswertungen an DATEV DMS oder die Dokumentenablage. In Lohn und Gehalt legen Sie unter Extras › Kanzlei-Einstellungen › Dokumentenmanagement fest, ob alle Auswertungen in einem Bereich landen oder Auswertungsgruppen in eigenen Ordnern (Dok.-Nr. 9227432), in LODAS Auswertungen unter Extras › Einstellungen › Dokumentenmanagement (Dok.-Nr. 9219685). Von dort lesen Sie Lohnjournal, Lohnkonto oder Lohnartenwerte wie jedes andere Dokument.

Nachberechnungen stehen im Monat der Korrektur. Abgeschlossene Monate korrigiert Lohn und Gehalt über eine Nachberechnung im aktuellen Abrechnungsmonat. Die Korrekturen werden auf der Lohnabrechnung des aktuellen Monats ausgewiesen, eine Brutto/Netto-Abrechnung für die korrigierten Monate wird nicht erstellt (Dok.-Nr. 9225690). Wer die Personalkosten des März summiert, bekommt also je nach Quelle den März, wie er ursprünglich abgerechnet wurde, oder den März plus Korrekturen für frühere Monate. Der Lohnergebnisdatenservice kann die Daten nach Zufluss- oder nach Entstehungsprinzip bereitstellen (Dok.-Nr. 0904380). Für eine Jahressumme je Leistungszeitraum, etwa für eine Rückstellung, brauchen Sie die Zuordnung zum Monat der Entstehung; für einen Abgleich mit Zahlungen und Bank die zum Monat der Abrechnung.

Vor dem Monatsabschluss ist ein Monat nicht fertig. Solange der Monatsabschluss fehlt, kann eine Wiederholungsabrechnung die Ergebnisse des Monats ersetzen. Eine Probeabrechnung wird gar nicht gespeichert (Dok.-Nr. 9225690). Lohn und Gehalt stellt Lohnergebnisdaten erst nach dem Monatsabschluss bereit; LODAS schon nach der Abrechnung, eine Wiederholungsabrechnung kann sie dann aber überschreiben (Dok.-Nr. 1025558). Leere Werte für den laufenden Monat heißen deshalb oft nur: noch nicht abgeschlossen. Lassen Sie eine KI immer zuerst den Stand nennen, bis zu welchem Monat abgerechnet und abgeschlossen ist.

Monatswert, Jahreswert, Beschäftigungszeitraum. Lohnauswertungen haben unterschiedliche Zeiträume: Das Lohnjournal zeigt einen Monat für alle Mitarbeiter, das Lohnkonto die steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bezüge eines Mitarbeiters, geführt je Kalenderjahr (§ 41 Abs. 1 EStG), die Lohnsteuerbescheinigung den Beschäftigungszeitraum oder das Jahr (Dok.-Nr. 1019845). Wer eine Zahl aus dem Lohnkonto neben eine aus dem Lohnjournal stellt, vergleicht leicht ein Jahr mit einem Monat.

Lohnsteuer auf laufenden Lohn und auf sonstige Bezüge. Die Lohnsteuer wird für den laufenden Arbeitslohn und für sonstige Bezüge wie Weihnachtsgeld, Boni oder Abfindungen nach getrennten Regeln berechnet (§ 39b Abs. 2 und 3 EStG). Steht in einer Auswertung oder einem Datenfeld nur die Lohnsteuer auf den laufenden Lohn, fehlt in Monaten mit Einmalzahlungen ein Teil. Die Summe, die an das Finanzamt geht, steht in der Lohnsteuer-Anmeldung.

Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil. Sozialversicherungsbeiträge tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zum Teil. Für Personalkosten und Rückstellungen zählt der Arbeitgeberanteil, für die Netto-Berechnung der Arbeitnehmeranteil. Eine Zahl „SV-Beiträge“ ohne Angabe, wessen Anteil gemeint ist, sollten Sie nicht weiterverwenden.

Steuerlich bemisst sich die Rückstellung für nicht genommenen Urlaub nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitgeber am Bilanzstichtag hätte zahlen müssen. Dazu gehören das Bruttoarbeitsentgelt, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, das Urlaubsgeld und weitere lohnabhängige Nebenkosten; Sondervergütungen wie Tantiemen und Weihnachtsgeld bleiben außer Ansatz. Gerechnet wird mit dem Lohnaufwand geteilt durch die regelmäßigen Arbeitstage, multipliziert mit den offenen Urlaubstagen (BFH, Urteil vom 10.03.1993, I R 70/91). Künftige Lohnsteigerungen bleiben steuerlich außen vor (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG); in der Handelsbilanz gilt der Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Die Resturlaubstage kommen meist vom Mandanten. Viele Unternehmen führen Urlaub in einer Zeiterfassung, einer Personalsoftware oder einer Liste, und im Lohnprogramm steht dann allenfalls der Anspruch, nicht der Rest zum Stichtag. Fragen Sie die offenen Tage je Mitarbeiter zum Bilanzstichtag ab, zusammen mit der Zahl der Arbeitstage pro Woche.

Was Sie für die Prüfung brauchen:

1. Die Abrechnungsergebnisse der zwölf Monate vor dem Stichtag je Mitarbeiter, z. B. Lohnkonto oder Lohnjournal als PDF oder Export: laufendes Brutto, Arbeitgeberanteil Sozialversicherung, Urlaubsgeld, Sonderzahlungen getrennt.
2. Die Resturlaubsliste des Mandanten zum Stichtag.
3. Den gebuchten Betrag der Urlaubsrückstellung aus der Summen- und Saldenliste oder dem Kontoblatt.

Ersetzen Sie Namen durch Personalnummern, bevor Sie die Dateien hochladen, und laden Sie sie mit diesem Text in Ihr KI-Werkzeug:

Du prüfst eine Urlaubsrückstellung zum Bilanzstichtag für eine Steuerkanzlei.
Du bekommst:
(A) Abrechnungsergebnisse der 12 Monate vor dem Stichtag je Mitarbeiter
    (laufendes Brutto, AG-Anteil Sozialversicherung, Urlaubsgeld,
    Sonderzahlungen),
(B) die Resturlaubsliste des Mandanten (Personalnummer, offene Tage zum
    Stichtag, Arbeitstage pro Woche),
(C) den gebuchten Betrag der Urlaubsrückstellung.

Zuerst:
- Nenne Mandant, Stichtag, Lohnprogramm und den letzten abgeschlossenen
  Abrechnungsmonat. Fehlt einer der zwölf Monate, frage nach.
- Gleiche (A) und (B) ab: Wer ist am Stichtag beschäftigt, steht aber nicht
  in der Resturlaubsliste? Wer steht in der Liste, ist aber ausgetreten?
- Prüfe auf Nachberechnungen: Gibt es Beträge, die einen früheren Monat
  korrigieren? Ordne sie dem Monat zu, den sie betreffen, und nenne sie.

Dann rechne je Mitarbeiter und zeige den Rechenweg:
1. Lohnaufwand = laufendes Brutto + Urlaubsgeld + AG-Anteil
   Sozialversicherung der 12 Monate. Weihnachtsgeld, Tantiemen und andere
   Sondervergütungen samt AG-Anteil darauf weglassen und getrennt ausweisen.
2. Regelmäßige Arbeitstage im Zeitraum aus den Arbeitstagen pro Woche.
   Bei Eintritt im Zeitraum nur die Monate seit Eintritt.
3. Tagessatz = Lohnaufwand / regelmäßige Arbeitstage.
4. Rückstellung = Tagessatz × offene Urlaubstage.

Prüfe und markiere:
- Offene Tage über dem Jahresanspruch oder unter 0.
- Wechsel der Wochenarbeitstage oder der Bezüge im Zeitraum.
- Weitere lohnabhängige Nebenkosten, die die Kanzlei einbezieht (z. B.
  Umlagen): getrennt ausweisen, nicht stillschweigend addieren.

Ausgabe:
- Tabelle je Mitarbeiter: Personalnummer, Lohnaufwand, Arbeitstage,
  Tagessatz, offene Tage, Rückstellung.
- Summe, gebuchter Betrag, Differenz.
- Je Auffälligkeit eine Rückfrage an den Mandanten oder die Lohnabteilung.
- Rechne Schritt für Schritt und runde erst am Ende auf Cent.
- Du siehst nur die übergebenen Zahlen. Schreibe dazu, welche Annahmen du
  getroffen hast.

Durchgerechnet an einem erfundenen Beispiel. Die Zahlen sind frei erfunden und dienen nur dem Rechenweg. Stichtag 31.12.2025, Fünf-Tage-Woche, angenommen 250 regelmäßige Arbeitstage im Jahr.

Summe 1.777,25 €. Gebucht sind im Beispiel 2.400,00 €. Die Differenz von 622,75 € ist kein Fehler an sich, sondern eine Rückfrage: Wurde mit Kalendertagen gerechnet, das Weihnachtsgeld einbezogen oder eine ältere Resturlaubsliste verwendet?

Echte Mandantendaten gehören nur in ein Werkzeug, für das die Kanzlei § 203 StGB und § 62a StBerG vertraglich abgesichert hat (§ 203-konforme KI in der Steuerkanzlei). Lohndaten verdienen dabei besondere Sorgfalt: Fehlzeiten können Gesundheitsdaten sein, das Kirchensteuermerkmal verrät die Religionszugehörigkeit, und beides zählt zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

• Rückstellungen: Urlaub wie oben, ebenso Überstunden oder Boni, wenn die Grundlagen vorliegen.
• Personalkosten für den Mandanten: Kosten je Monat oder Halbjahr, getrennt nach Brutto und Arbeitgeberanteilen, als kurzer Text zur BWA.
• Abgleich Lohn gegen Buchhaltung: Abrechnungsergebnisse gegen die Lohnkonten in der Summen- und Saldenliste, Abweichungen mit Monat.
• Beschäftigtenzahlen: Mitarbeitende zu einem Stichtag, etwa für Schwellenwerte oder Anträge.
• Mandantenanfragen: „Wie viel Lohnsteuer war es im März?“ mit der Zahl aus der richtigen Auswertung statt aus dem Gedächtnis.

Weiterlesen: DATEV Rechnungswesen mit KI auswerten · Welche DATEV-Schnittstellen gibt es? · Fehlende Unterlagen im Lohn-Mandat

Kann eine KI Lohnabrechnungsdaten aus DATEV Lohn und Gehalt auslesen?

Ja, über drei Wege. DATEVconnect, die Schnittstelle im Kanzleinetz, liest aus Lohn und Gehalt classic und comfort unter anderem Mitarbeiterdaten, Brutto-Bezüge, Monatserfassung und Urlaubsanspruch. Die Online-Datenservices liefern Abrechnungsergebnisse als Daten (Lohnergebnisdatenservice) oder Auswertungen als PDF (Lohnauswertungsdatenservice). Ohne Schnittstelle bleibt die PDF-Auswertung im DATEV DMS. Wichtig ist, ob ein Monat abgeschlossen ist und wie Nachberechnungen ausgewiesen werden.

Gibt es eine API für DATEV LODAS?

Nicht im Kanzleinetz: Die Desktop-API „Payroll“ im DATEV Developer Portal gilt nur für Lohn und Gehalt. Für LODAS gibt es die Online-Datenservices über das DATEV-Rechenzentrum, also Lohnergebnisdatenservice, Lohnauswertungsdatenservice und Lohnaustauschdatenservice. Sie setzen eine Software voraus, die das DATEV-Onboarding durchlaufen hat, und eine Bestellung je Mandant. Ohne Schnittstelle legt LODAS Auswertungen als PDF im DATEV DMS ab.

Was kosten die DATEV-Datenservices für Lohndaten?

Laut DATEV-Shop kostet der Lohnergebnisdatenservice 0,05 € und der Lohnauswertungsdatenservice sowie der Lohnaustauschdatenservice je 0,20 € monatlich, berechnet für jeden Mandanten, für den der Dienst aktiv ist. Dazu kommt für den Softwarehersteller ein einmaliges Onboarding bei DATEV von 1.500 € zuzüglich Umsatzsteuer für den ersten Datenservice. Die DATEVconnect-Grundlizenz führt der Shop mit 0,00 € im Monat.

Woher kommen die Resturlaubstage für die Urlaubsrückstellung?

Oft nicht aus dem Lohnprogramm. Viele Unternehmen führen Urlaub in einer Zeiterfassung, einer Personalsoftware oder einer eigenen Liste, und im Lohnprogramm steht dann höchstens der Anspruch. Fragen Sie die offenen Urlaubstage zum Bilanzstichtag deshalb beim Mandanten ab, je Mitarbeiter und mit der Zahl der Arbeitstage pro Woche. Den Tagessatz rechnen Sie dann aus den Abrechnungsergebnissen.

• DATEV Developer Portal, API-Produkte, Reiter „Desktop APIs“ (Payroll, Version 3.1.4): https://developer.datev.de/de/products (geprüft 2026-10-21)
• DATEV Developer Portal, hr:exports (Lohnergebnisdatenservice): https://developer.datev.de/de/product-detail/hr-exports/1.0.0/overview (geprüft 2026-10-21)
• DATEV Developer Portal, hr:payrollreports (Lohnauswertungsdatenservice): https://developer.datev.de/de/product-detail/hr-payrollreports/2.0.0/overview (geprüft 2026-10-21)
• DATEV Developer Portal, hr:exchange (Lohnaustauschdatenservice): https://developer.datev.de/de/product-detail/hr-exchange/1.0.0/overview (geprüft 2026-10-21)
• DATEV Developer Portal, Cloud Integration Workflow: https://developer.datev.de/de/guides/cloud-integration-workflow (geprüft 2026-10-21)
• DATEV Developer Portal, FAQ „Welche Kosten kommen auf mich zu?“: https://developer.datev.de/de/help (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Shop, DATEVconnect (Art.-Nr. 95280): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datevconnect-95280 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Shop, DATEV Lohnergebnisdatenservice (Art.-Nr. 93007): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-lohnergebnisdatenservice-93007 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Shop, DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Art.-Nr. 91080): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-lohnauswertungsdatenservice-91080 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Shop, DATEV Lohnaustauschdatenservice (Art.-Nr. 91081): https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/datev-lohnaustauschdatenservice-91081 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 0904166 „Leistungsbeschreibung DATEVconnect“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/0904166 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 0904380 „Leistungsbeschreibung API Lohnergebnisdatenservice“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/0904380 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1018461 „DATEV-Datenservices der Personalwirtschaft“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1018461 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1025558 „DATEV Lohnergebnisdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1025558 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1019845 „DATEV Lohnauswertungsdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1019845 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1026710 „DATEV Lohnaustauschdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1026710 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1002326 „DATEV-Cloud-Lösungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen und einrichten“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1002326 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1048998 „Bestellkonstellationen für DATEV Datenservices in der Personalwirtschaft“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1048998 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9225690 „Lohnabrechnung, Wiederholungsabrechnung und Nachberechnung durchführen“ (Lohn und Gehalt): https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9225690 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9227432 „Auswertungen an Dokumentenmanagement weitergeben“ (Lohn und Gehalt): https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9227432 (geprüft 2026-10-21)
• DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 9219685 „Einstellungen in LODAS Auswertungen vornehmen“: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/9219685 (geprüft 2026-10-21)
• BFH, Urteil vom 10.03.1993, I R 70/91: https://lexetius.com/1993,258
• § 6 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html
• § 39b EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__39b.html
• § 41 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html
• § 253 HGB: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__253.html
• Art. 9 DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe DATEV-Praxis.