KI-Dokumenten­management für Steuerkanzleien im Vergleich

DATEV DMS ist das Dokumentenmanagement, in dem die meisten Steuerkanzleien ihre Mandantenakte führen. Es speichert, versioniert und durchsucht per OCR-Volltext. Was es nicht tut: E-Mails von selbst lesen und ablegen. Laut DATEV-Hilfe ist eine automatische Ablage über Regeln nicht möglich, ein Benutzer legt jede E-Mail aus Outlook ab, mit vorbelegten Pflichtfeldern.

Für Papierpost gibt es den Posteingangsassistenten: Er erkennt in eingescannten Dokumenten den Dokumenttyp und belegt über den Ablage-Knigge Ordner und Register vor. Jedes Werkzeug in dieser Matrix, das ins DMS schreibt, ergänzt DATEV DMS, keines ersetzt es.

Beide sind Chat-Assistenten. Der DATEV Copilot analysiert hochgeladene Dokumente bis 1.000 Seiten, fasst zusammen und formuliert, kostenlos über den DATEV-Shop. Microsoft Copilot arbeitet auf allem, was ein Nutzer in Microsoft 365 sehen darf, also auch auf E-Mails. Für 26,00 € je Nutzer und Monat in der Enterprise-Variante, zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz.

Eine Ablage ins DATEV DMS beschreibt keiner der beiden. Sie sind stark, wenn ein Dokument schon vorliegt und jemand eine Frage dazu hat. Den Weg vom Posteingang in die Akte nehmen sie der Kanzlei nicht ab.

Finmatics automatisiert Belege: Es trennt Belegstapel, liest Rechnungen aus und erzeugt Buchungsvorschläge. Belege kommen per E-Mail, Scanner, Mandanten-App oder Portal direkt an Finmatics, nicht über das Kanzleipostfach. Die Belegbilder gehen laut Anbieter nach DATEV Belege Online, „nicht in das DATEV DMS“.

Wer Finmatics in einer Dokumentenmanagement-Liste findet, sollte das wissen: Es löst die Buchhaltung, nicht die Mandantenakte. Den ausführlichen Vergleich gibt es unter Clara oder Finmatics.

Diese drei lesen das Kanzleipostfach und entscheiden, was in die Akte gehört. Clara und Dr. Mailo® legen danach selbst im DATEV DMS ab, mit Mandant, Register und Jahr, erst nach Freigabe. Clara schreibt über die DATEV-DMS-API und arbeitet mit Ablage-Knigge und Vorgangsmappen. Dr. Mailo® nutzt einen Konnektor im Kanzleinetz und rechnet nach Mailvolumen pro Kanzlei ab.

Fiscova ist breiter, weil Telefon, WhatsApp und Brief in denselben Eingang laufen. Bei der DATEV-Ablage ist der Anbieter selbst nicht eindeutig: Die Produktseite nennt eine direkte Ablage im DMS, Integrationsseite und FAQ weisen für DATEV nur Stammdaten und Aufträge aus und kündigen eine tiefere Integration an. Wer Fiscova für die Ablage prüft, sollte sich den Weg ins DATEV DMS in der Demo zeigen lassen.

Wir haben ausgewertet, wie oft Kanzleien Claras Ablagevorschlag ohne Änderung übernommen haben. Grundlage sind 5.664 Ablagen ins DATEV DMS aus 36 Steuerkanzleien, Juni bis Anfang Oktober 2026. Clara speichert zu jedem Vorschlag, was sie ursprünglich gewählt hat, und daneben, was am Ende tatsächlich in der Akte gelandet ist.

Mandant unverändert übernommen

95,6 %

Veranlagungsjahr unverändert übernommen

98,3 %

kompletter Ablageort unverändert, im Oktober 90,6 %

85,8 %

Der Ablageort besteht aus Mandant, Ordner, Register und Jahr. Wenn Clara den Mandanten nicht eindeutig erkennt, schlägt sie keine Ablage vor und nennt den Grund, statt zu raten. Diese Fälle stecken nicht in den Zahlen, sie landen beim Team. Die Zahlen messen also, wie gut die Vorschläge sind, die Clara macht, nicht wie viele Mails sie bearbeitet.

Wie die Ablage im Einzelnen funktioniert, steht unter DMS-Ablage.