Clara als Alternative zu Steuerboard

Steuerboard arbeitet an der Mitwirkung des Mandanten: Belege anfordern, Rückläufer validieren, nachfassen. Das ist ein echter Engpass — aber nicht der, an dem morgens 50 bis 200 Mails liegen. Clara klassifiziert die eingehende Kanzleipost, sortiert Rauschen aus, priorisiert und schreibt Antwortentwürfe, bevor jemand danach fragt. Wenn deine Kanzlei in Outlook feststeckt und nicht bei den offenen Posten, löst Steuerboard das nicht.

Clara kalibriert Anrede, Ton, Grußformel und Signatur je Mitarbeiter und je Kontakt aus der bisherigen Korrespondenz: Eine Mail ans Finanzamt klingt anders als eine an einen langjährigen Mandanten. Steuerboards Mandantenkommunikation läuft über strukturierte Formularabfragen und Erinnerungen des Collect Agent — gut für den Belegprozess, aber kein Ersatz für die Antwort, die ein Mensch sonst selbst getippt hätte.

Nennt ein Absender in seiner Mail eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut in die Aufgabe und setzt daneben selbst eine Wiedervorlage; die Fristenkontrolle in DATEV bleibt bei euch. Fordert ihr Unterlagen an, führt Clara eine Checkliste, hakt Geliefertes selbst ab und schreibt auf Wunsch einen Entwurf, der nur nach den offenen Punkten fragt. Steuerboard arbeitet mit Aufgaben und Erinnerungsintervallen zu seinen Collect-Jobs — die Frist muss dort schon als Aufgabe existieren.

Steuerboard übermittelt Belege per Schnittstelle nach DATEV, DMS und weitere On-Premise-Wege über den Klardaten-Connector. Clara denkt eine Ebene höher: Vorgangserkennung statt Einzelbeleg, Ablage nach dem Ablage-Knigge der Kanzlei, Sammelablage, Ablagehistorie und Prüfprotokoll. Und die Suche läuft über Postfach und Akte gemeinsam, statt zwei Trefferlisten nebeneinanderzustellen.

Clara holt den Bescheid aus der DATEV-Akte, vergleicht ihn mit der Erklärung, benennt die Abweichung und legt den Einspruchsentwurf vor — gestützt auf eine tagesaktuelle Rechtsdatenbank mit amtlicher Fundstelle, auf Wunsch für hundert Bescheide auf einmal. Eine Bescheidprüfung ist bei Steuerboard öffentlich nicht ausgewiesen.

Aus dem Chat entstehen fertige Excel-, CSV-, PDF- und Word-Dateien aus dem, was Clara im Postfach und in der Akte findet; bestehende Word-Dokumente bearbeitet sie weiter. Und einen wiederkehrenden Ablauf bringt die Kanzlei ihr als Skill bei, statt ihn jedes Mal selbst anzustoßen. Freies Erzeugen von Dateien ist bei Steuerboard öffentlich nicht ausgewiesen; das Portal legt hochgeladene und übermittelte Dokumente ab.

Clara testet 14 Tage mit vollem Funktionsumfang am eigenen Postfach, ohne Zahlungsdaten — was du siehst, ist dein Mandantenverkehr. Bei Steuerboard führt der Weg über eine unverbindliche Demo; die Preisseite weist keine Testphase aus, die Entwicklerdokumentation nennt einen kostenlosen Plan zum Testen auf Anfrage per E-Mail.

Beim Monatsvertrag ist Clara einen Schritt freier: Steuerboards Monatsabo endet zum Monatsende, Claras Monatsvertrag ist jederzeit kündbar. Im Jahresvertrag liegen beide eng beieinander — Steuerboard läuft 12 Monate und verlängert sich laut AGB automatisch, wenn nicht einen Monat vor Ende gekündigt wird, bei Clara sind es 30 Tage vor Ablauf.

Steuerboard ist hier weiter als die meisten: eigene Verschwiegenheitsverpflichtung als Anlage 4, öffentlich abrufbar, mit Verpflichtung der Mitarbeiter und gleichwertiger Verpflichtung der Unterauftragnehmer. Die veröffentlichte Fassung nennt § 203 StGB, aber nicht § 62a StBerG und keine Belehrung über die strafrechtlichen Folgen — die § 62a-Zusatzvereinbarung führt der Anbieter nur in einem Blogbeitrag an. Clara dokumentiert beides: Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB und § 62a StBerG.

Steuerboards Portal ist stark, wenn Mandanten mitziehen — der Anbieter nennt bei einer Referenzkanzlei 90 % aktiv nutzende Mandanten. Es ist aber eine weitere Oberfläche, die Kanzlei und Mandant lernen und pflegen müssen, plus 1.000 € Onboarding. Clara hängt sich an die Werkzeuge, die beide Seiten schon benutzen: E-Mail hier, DATEV dort. Wer sein Portal bereits hat oder keines will, braucht keine Migration.