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Clara in der
Lohnabrechnung

Für alle, die Löhne abrechnen und Lohnmandanten betreuen. Clara überträgt Lohnmeldungen in eure Vorerfassung, schreibt die monatlichen Mails an alle Lohnmandanten und beantwortet Fachfragen zu Lohn und Sozialversicherung.

Rolle
Lohn & Gehalt
Lesezeit
ca. 6 Minuten
Umfang
3 Starter, 6 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, die jeweils ein paar Minuten dauern. Danach weißt du, wo Clara dir im Lohnmonat am meisten abnimmt.

  1. Lohnauswertungen an alle Mandanten

    Clara schaut, wie du die Auswertungen im Vormonat verschickt hast, und legt für jeden Mandanten einen Entwurf an, mit derselben Anrede und demselben Zustellweg.

    Beispiel: „Erstelle Entwürfe zu den Lohnauswertungen Oktober für alle Lohnmandanten, so wie im September.“

  2. Eine Lohnmeldung in die Vorerfassung

    Lohnmeldung oder Stundenzettel und eure Excel-Vorlage hochladen. Clara füllt die Vorlage aus, auch bei handschriftlichen Meldungen, und legt auf Wunsch einen Skill für diesen Mandanten an.

    Beispiel: „Fülle die Lohnvorerfassung für Mandant 20712 mit den Werten aus der Lohnmeldung September. Krank ist Lohnart 1650. Leg danach einen Skill an.“

  3. Eine Lohnfrage für den Mandanten

    Clara recherchiert mit Fundstellen und schreibt die Antwort an den Mandanten gleich mit.

    Beispiel: „Entwirf eine Mail an Mandant 20712 mit den Eckdaten zur Beschäftigung eines Werkstudenten, der noch einen Minijob bei einem anderen Arbeitgeber hat.“

Beispiele für deinen Alltag

Sechs Abläufe, in denen die Lohnabrechnung Clara den meisten Wert abgewinnt. Aufklappen, Prompt kopieren, Mandant und Monat anpassen.

Lohndaten anfordern

Clara fragt die Mandanten nach Änderungen, erinnert an fehlende Stunden und sagt dir, bei wem noch etwas aussteht. Als Routine läuft das jeden Monat von selbst.

  • „Erstelle Entwürfe, in denen ich nach Änderungen für die Lohnabrechnung November frage.“
  • „Prüfe, ob bei Mandant 20712 alle Lohndaten für Oktober da sind.“
  • „Schreib Herrn Weber, dass die Stundennachweise für Oktober noch fehlen.“
  • „Gibt es Infos, auf die ich noch warte? Wenn ja, erstelle Erinnerungen.“
Lohnmeldung in die Vorerfassung

Clara liest handschriftliche, gefaxte oder gescannte Meldungen und füllt eure Vorlage mit Lohnarten, Kalendarium, Krank und Urlaub. Einmal als Skill eingerichtet, reicht danach ein Satz pro Monat.

  • „Wende den Skill Lohnvorerfassung 20712 für Oktober an.“
  • „Erstelle aus den Zeitnachweisen eine Vorerfassung mit Kalendarium. An Tagen ohne Kurzarbeit die Sollzeit.“
  • „Gleiche die Kurzarbeitsstunden mit den Probeabrechnungen ab.“
  • „Füg die Dateien der Kalenderwochen zu einer Tabelle je Monat zusammen, mit einem Summenblatt.“
Auswertungen an die Mandanten

Clara schreibt die Versandmails für alle Lohnmandanten auf einmal und weist auf Zahlungstermine oder Besonderheiten hin. Die Auswertungen hängst du an oder sagst Clara, wo sie im DMS liegen.

  • „Erstelle Entwürfe zu den Lohnauswertungen Oktober für alle Lohnmandanten, so wie im September.“
  • „Entwurf zu den Lohnauswertungen, die Mitarbeitenden bekommen ihre Abrechnungen über Arbeitnehmer online.“
  • „Teile Mandant 20712 mit, dass die Lohnabrechnungen fertig sind, Hinweis auf höchstens 48 Stunden pro Woche.“
Fachfragen zu Lohn und Sozialversicherung

Pauschalsteuer, Freistellung, Urlaubsabgeltung, Sachbezüge, Kurzarbeit: Clara recherchiert mit Fundstellen und formuliert die Antwort an den Mandanten.

  • „Welchen Lohn zahle ich bei Kündigung mit sofortiger Freistellung? Es ist eine Aushilfe.“
  • „Kann ein Arbeitgeber steuerfrei mehr als 0,30 € pro Kilometer zahlen? Was ist sonst möglich?“
  • „Rechne den besonderen Pauschsteuersatz nach § 40 EStG für die Gruppen durch und lege eine Berechnung fürs Finanzamt an.“
  • „Ist meine Urlaubsabgeltung bei einer 5-Tage-Woche richtig gerechnet?“
Prüfungen und Behörden

Bescheid zur Sozialversicherungsprüfung oder Lohnsteuer-Außenprüfung lesen, die Folgen erklären, Anträge entwerfen. Für jede Krankenkasse bekommst du einen eigenen Entwurf.

  • „Prüfe den Bescheid zur SV-Prüfung und schreib dem Mandanten, was jetzt zu tun ist.“
  • „Erstelle Entwürfe an die Krankenkassen mit dem Antrag auf Erstattung der zu viel gezahlten Beiträge.“
  • „Welche Vollmacht brauchen wir für die Prüfung durch die Rentenversicherung? Bitte ein Muster.“
Bescheinigungen aus DATEV Lohn und Gehalt

Im Tarif Agent + DMS liest Clara Mitarbeitende und Abrechnungsergebnisse aus DATEV Lohn und Gehalt. Daraus füllt sie Bescheinigungen und Vordrucke oder sucht Angaben im DMS.

  • „Fülle die Verdienstbescheinigung anhand der Lohnabrechnungen der letzten zwölf Monate aus.“
  • „Erstelle eine Entgeltbescheinigung für August mit dem angefügten Vordruck und eine Mail an die Krankenkasse.“
  • „Wie hoch war die Durchschnittsvergütung der letzten drei Monate für Frau Krüger bei Mandant 20712?“
  • „Suche im DMS von Mandant 20712 den Bruttolistenpreis des Dienstwagens.“

22 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Neuanmeldung prüfen

    Die häufigste Regel der Lohnabrechnung. Clara prüft den Personalfragebogen und legt die Nachforderung als Entwurf bereit, bevor du die Mail öffnest.

    So sagst du es Clara: „Wenn ein Mandant einen neuen Mitarbeiter anmeldet: Personalfragebogen auf Steuer-ID, SV-Nummer, Krankenkasse und IBAN prüfen und Fehlendes freundlich anfordern.“

  • Skill

    Lohnvorerfassung je Mandant

    Vorlage und feste Lohnarten eines Mandanten einmal mit Clara festlegen. Ab dann reicht der Name und der Monat.

    So sagst du es Clara: „Lohnvorerfassung 20712 für Oktober.“

  • Routine

    Monatliche Änderungsabfrage

    Eine Routine läuft zu einer festen Zeit und bereitet die Entwürfe vor. Du prüfst sie und sendest selbst.

    So sagst du es Clara: „Am 19. jedes Monats um 8: Entwürfe mit der Änderungsabfrage an alle Lohnmandanten vorbereiten.“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor du die erste Vorerfassung übernimmst.

  • Clara rechnet keine Löhne ab.

    DATEV Lohn und Gehalt liest Clara nur. Abrechnung, Meldungen und das Erfassen der Vorerfassung machst du in DATEV.

  • Lohndaten aus DATEV nur mit Anbindung.

    Mitarbeitende und Abrechnungsergebnisse liest Clara im Tarif Agent + DMS. Mandanten in geschützten Bereichen gibt ein Admin frei. Ohne Anbindung arbeitest du mit Exporten.

  • Clara sendet keine E-Mail.

    Jeder Auftrag endet als Entwurf in deinem Entwurfsordner. „Schick das an …“ heißt: Entwurf vorbereiten. Gesendet wird von dir.

  • Fachantworten sind ein Entwurf.

    Clara nennt Fundstellen, die Beratung verantwortest du. Prüf die Fundstellen, bevor eine Antwort zum Mandanten oder ans Finanzamt geht.