Was du Clara sagen kannst

Clara liest Verlauf und Anhänge und beantwortet, was du sonst selbst zusammensuchen müsstest. Der häufigste Einstieg aller Nutzer. Jede erwähnte Mail ist anklickbar und öffnet sich in Outlook.

• „Was sind unbeantwortete wichtige Mails der letzten 7 Tage?“Kopieren
• „Finde die letzte Mail von Herrn Berger und zeig mir die Frage, die er gestellt hat.“Kopieren
• „Wann habe ich Mandant Kessler die Erinnerung zur Rechnung 508 geschickt?“Kopieren
• „Wem habe ich die Anleitung zum PayPal-Konto in DATEV geschickt?“Kopieren
• „Fasse die Mails von Mandant Kessler aus den letzten zwei Wochen zusammen.“Kopieren
• „Wie viele Mails habe ich heute bekommen, bearbeitet und gesendet?“Kopieren
• „Welche Ablagen habe ich diese Woche noch offen?“Kopieren

Jeder Entwurf landet im Entwurfsordner, im Ton deiner bisherigen Mails an diese Person. Gesendet wird von dir. Stichpunkte genügen, Clara formuliert aus und übersetzt auf Wunsch.

• „Antworte auf die Mail von Frau Dietz von Freitag: Danke für die Info. Welche Mandanten fehlten auf der Liste, welchen Stand hatte sie?“Kopieren
• „Mail an Herrn Schäfer: Jahresabschluss wird kommende Woche bearbeitet.“Kopieren
• „Erinnere Herrn Esposito per Mail daran, dass die Rechnungen immer noch fehlen.“Kopieren
• „Zahlungserinnerung an Eheleute Cocca zur Rechnung 525, Rechnung anhängen.“Kopieren
• „Mail an Edria auf Englisch: Jahresabschluss und Steuererklärungen 2025 gehen jetzt zur Unterschrift raus, keine Zahlungen fällig.“Kopieren
• „Formuliere das professioneller: Hab mit Müller beim Notar besprochen, dass die Vermietung jetzt startet. Wie ist der Stand?“Kopieren
• „Übersetze mir die letzte Mail von Alan und die Antwort dazu.“Kopieren
• „Schreibe an alle Lohnmandanten, bei denen ich monatlich nach Änderungen frage, die Anfrage für August.“Kopieren
• „Schreib Herrn Weber Geburtstagswünsche.“Kopieren

Clara prüft jeden Bescheid formell: Frist, Vorbehalt, Zahlung. Liegt die Erklärung oder Berechnung in der Akte, vergleicht sie zusätzlich jede Position und nennt Abweichungen mit Betrag. Das Ergebnis ist ein Prüfvermerk im Chat, das Anschreiben an den Mandanten kommt auf Zuruf.

• „Prüfe den Umsatzsteuerbescheid 2024 bei Mandant 10799.“Kopieren
• „Prüfe alle Bescheide von Mandant 20207 vom 27.08. gegen die BP-Berichte. Wurden die Prüfungsfeststellungen folgerichtig umgesetzt?“Kopieren
• „Bescheid ist in Ordnung, mach das Anschreiben fertig.“Kopieren
• „Begründe unseren Einspruch gegen die Feststellung des Grundbesitzwerts, Dokument 633240: Das Haus ist unbewohnbar und muss abgebrochen werden.“Kopieren
• „Anpassungsantrag für KSt und GewSt 2026: Die BWA zum 30.06. zeigt 150.000 € Verlust, wir gehen von 0 € Ergebnis aus.“Kopieren
• „Prüfe im DMS, bei welchen Mandanten ab dem 10.09. Vorauszahlungen angepasst wurden.“Kopieren

Je mehr Sachverhalt, desto besser die Antwort. Beträge, Rechtsform, Daten und Beteiligte bringen Fundstellen statt Lehrbuchwissen. Auch Bedienfragen zu DATEV beantwortet Clara Schritt für Schritt.

• „Holding gegründet Dezember 2025, HR-Eintragung Februar 2026. Greift die gewerbesteuerliche Kürzung für Ausschüttungen der Tochter in 2026?“Kopieren
• „Gesellschafter-Geschäftsführer verzichtet auf 50 % Gehalt, Stichwort Phantomlohn. Wer zahlt die Sozialversicherung?“Kopieren
• „Erkläre meinem Mandanten den Investitionsabzugsbetrag.“Kopieren
• „Ich habe gleich ein Erstgespräch mit einer Ärztin für ästhetische Medizin. Worauf muss ich umsatzsteuerlich achten?“Kopieren
• „Beantworte die Mail von Herrn Binder und liste ihm die steuerlichen Folgen auf.“Kopieren
• „Gib mir ein Update zum Referentenentwurf Einkommensteuerreformgesetz 2027.“Kopieren
• „Wie lege ich 24/7-Rufbereitschaft in LODAS an?“Kopieren

Mit DATEV-Anbindung liest Clara Dokumente aus dem DMS, legt ab und vergleicht. Die Mandantennummer ist der Schlüssel. Jeder Ablagevorschlag wird von dir mit einem Klick bestätigt.

• „Lege die Unterlagen aus der Mail von Frau Staudinger einzeln im DMS unter Mandant 20712 ab.“Kopieren
• „Mach daraus eine Telefonnotiz, leg sie ins DMS und informiere den Mandanten per Mail.“Kopieren
• „Führe die Freigabeprüfung für Jahresabschluss und Steuererklärungen 2024 bei Mandant 20838 durch.“Kopieren
• „Prüfe, ob in der ESt-Erklärung 2025 von Mandantin 20244 alle Sachverhalte verarbeitet wurden. Schau dazu in die Belege im DMS.“Kopieren
• „Prüfe den geänderten Vertragsentwurf von heute: Wurden meine empfohlenen Änderungen umgesetzt?“Kopieren
• „Welche vom Finanzamt angeforderten Unterlagen wurden mit der Erklärung schon elektronisch eingereicht?“Kopieren
• „Was weißt du über Mandant Greimel?“Kopieren
• „Leg das bei Mandant 11903 im DMS ab.“Kopieren

PDF, Excel, Word, Bilder: in den Chat ziehen und sagen, was daraus werden soll. Clara liest, rechnet und erstellt Dateien. Bis zu zehn Dateien pro Nachricht, je zehn Megabyte.

• „Fasse die beiden PDFs auf einen Onepager zusammen.“Kopieren
• „Mach mir daraus Bullets für Slides für die Mandantenpräsentation: Vater bringt Fahrschule in GbR mit Tochter ein, Buchwert 250.000 €.“Kopieren
• „Welche Rechnungsnummern aus Spalte B stecken auch in der zweiten Excel?“Kopieren
• „Prüfe beide Listen auf Übereinstimmungen.“Kopieren
• „Erstelle aus dem Bankauszug eine DATEV-Buchungsstapel-Datei.“Kopieren
• „Aus den Kassenblättern eine Importdatei für DATEV Kassenbuch online.“Kopieren
• „Gesprächsnotiz mit den To-dos zum Meeting mit Mandant 40700, als PDF in die Akte. Frag mich, wenn etwas unklar ist.“Kopieren
• „Brief an das Finanzamt auf unserem Briefbogen als Word-Datei.“Kopieren
• „Berechne aus dem Nettobetrag 137,53 € den Bruttobetrag, abgezogen wurden 25 % KESt und 5,5 % Soli.“Kopieren

Im Tarif Agent + DMS liest Clara Salden, offene Posten und Buchungen live aus DATEV Rechnungswesen. Kontonummer und Zeitraum nennen, dann stimmt die Abfrage.

• „Gleiche das Kontoblatt 1460 gegen die OP-Liste von Mandant 11903 ab und markiere die Abweichungen.“Kopieren
• „Beurteile die BWA zum 30.06. und prüfe, ob die Vorauszahlungen noch passen.“Kopieren
• „Wie viele Einnahmen gehen aus den Auszügen hervor?“Kopieren
• „Wie buche ich diese Rechnung im SKR 03?“Kopieren

Die Abläufe, die Kanzleien am häufigsten gespeichert haben. Einmal beschrieben, dann reicht der Name. Skills lassen sich im Chat ändern, Clara zeigt Vorher und Nachher.

• „Lohnauswertung an Mandant 20712 für August.“Kopieren
• „BWA-Auswertungsmail für Mandant 10032, Juli.“Kopieren
• „Jahresabschluss-Versand mit Freizeichnung für Mandant 10872.“Kopieren
• „Fristverlängerung bis 30.11., Begründung Urlaubszeit.“Kopieren
• „Morgenübersicht.“Kopieren
• „Passe den Skill Bescheidversand an: Die Bescheide sollen immer im Anhang liegen.“Kopieren

Aufgaben schreibt Clara sofort in deine Liste. Termine werden erst nach deiner Zustimmung gebucht, mit Einladung an alle Teilnehmer.

• „Merk dir, dass ich Herrn Weber bis Freitag die Belege schicken muss.“Kopieren
• „Erinnere mich Anfang nächster Woche an das Thema.“Kopieren
• „Buche einen Termin Donnerstag 15 Uhr mit Herrn Denzer, online.“Kopieren
• „Die Sache mit Schmidt hat sich erledigt.“Kopieren

Eine Regel ist ein Satz, den Clara bei jeder eingehenden Mail liest. Gute Regeln haben vier Teile: den Auslöser (wer schickt was), typische Signale (Betreffwörter, Anhänge, Absender), die Ausnahmen (nicht für) und die Aktionen (Tag, Ordner, Weiterleitung, Entwurf ja oder nein). Im Chat sucht Clara Beispiele im Postfach und schlägt die Regel mit Belegen vor.

• „Erstelle eine Regel: Newsletter und Seminarwerbung sollen in meinen Ordner Fortbildungen.“Kopieren
• „Wenn ein Mandant Lohndaten schickt, bestätige den Eingang und frag nach, was fehlt: Krankheitstage, Urlaub, Überstunden, Ein- und Austritte.“Kopieren
• „Krankmeldungen von Mandanten mit AU-Bescheinigung: Tag Lohn · AU setzen, an die Lohnabteilung weiterleiten, Eingang bestätigen. Nicht für Krankmeldungen eigener Kollegen.“Kopieren
• „Warum ist die Mail von gestern im Ordner Archiv gelandet?“Kopieren

Im Add-in kennt Clara die Mail, die du gerade offen hast. Deshalb reichen hier kurze Sätze ohne Namen und Nummern. Der Entwurf öffnet sich direkt im Verfassen-Fenster.

• „Entwirf eine passende Antwort auf diese Mail.“Kopieren
• „Fasse die Mail zusammen und nenne die Handlungsaufforderungen.“Kopieren
• „Lege die Mail wie im Vormonat im DMS ab.“Kopieren
• „Passe den Entwurf an: Fälligkeit der KSt vier Wochen nach Bescheid, GewSt-Ergebnis ergänzen.“Kopieren
• „Korrekturlesen.“Kopieren
• „Leg dazu eine Aufgabe an.“Kopieren