Reicht ChatGPT für die Steuerkanzlei?
Nein, jedenfalls nicht für das, was eine Steuerkanzlei im Tagesgeschäft an KI braucht. ChatGPT und Microsoft Copilot sind starke Schreib- und Recherche-Werkzeuge. Für Mandantenkommunikation fehlen ihnen drei Dinge, die kein besserer Prompt löst: ein sauberer § 203-Stack, Agent-Autonomie statt Prompt-Wartemodus und DATEV-Wissen.
Veröffentlicht 24. April 2026 · aktualisiert 3. September 2026 · Quellen: BStBK-FAQ zur KI-Nutzung, öffentliche Angaben von OpenAI und Microsoft
TL;DR
ChatGPT und Copilot warten auf Prompts: 80 Mandantenmails pro Morgen lassen sich damit nicht sortieren, sondern höchstens nacheinander in ein Chatfenster kopieren. Dazu kommt, dass § 203 Abs. 4 Nr. 1 StGB bei US-Konzernen mit globalen Subprozessoren berufsrechtlich strittig ist und Mandantennummern, Fristtypen und die DATEV-Anbindung in keinem generischen Modell stecken. Clara ist ein Agent, der die Arbeit selbst erledigt: Mandantenpost beantworten, Dokumente in der DATEV-Akte ablegen und wiederfinden, Bescheide gegen die Erklärung prüfen, jede Aussage mit amtlicher Fundstelle belegen. Sie setzt im Postfach an, weil dort die Arbeit ankommt — komplementär zu Copilot, nicht austauschbar.
Zwei Werkzeuge, zwei Aufgaben
Was sind ChatGPT und Copilot?
Zwei generische KI-Assistenten. ChatGPT Business und Enterprise von OpenAI fassen Protokolle zusammen, formulieren Mandantenbriefe, erklären Paragraphen in einfacher Sprache und bauen Entwürfe aus Stichpunkten. Microsoft 365 Copilot sitzt zusätzlich direkt in Outlook, Word, Excel und Teams und arbeitet auf den Daten im eigenen Tenant. Die DSGVO-Seite ist in den Enterprise-Tarifen geregelt: EU Data Residency seit 2025 bei OpenAI, abgeschlossene EU Data Boundary seit Februar 2025 bei Microsoft, dazu vertragliches Zero Retention und ein Data-Processing-Agreement. Für alles, was ein Prompt erschöpfend beschreibt, sind beide oft die schnellste Lösung.
Der Mandanten-Posteingang als Volumen: Mails ohne Prompt klassifizieren, Fristen aus freiem Text übernehmen, Anhänge ins DATEV DMS ablegen.
Was ist Clara?
Ein KI-Agent, gebaut für die Steuerkanzlei. Im Postfach klassifiziert er Mandanten-Mails, schreibt Antwortentwürfe im Stil des jeweiligen Mitarbeiters, erkennt Fristen aus dem E-Mail-Text und filtert Newsletter und Systemmails. Mit der DATEV-Anbindung reicht derselbe Agent bis in die Akte: Dokumente nach dem Ablage-Knigge der Kanzlei im DATEV DMS ablegen, über Postfach und Akte hinweg suchen, Bescheide mit Aktenbezug prüfen. Er handelt nach Regeln im Hintergrund und legt jeden Entwurf einem Menschen zur Freigabe vor.
Meeting-Transkripte, Recherche in Kommentarliteratur und die Arbeit direkt in Word, Excel und Teams.
Wer macht
was?
Ehrliche Matrix. Haken heißt dafür gebaut, Strich heißt teilweise oder über eigene Services, Kreuz heißt nicht im Scope. Bewertet sind ChatGPT Business und Enterprise sowie Microsoft 365 Copilot in Enterprise-Konfiguration; wo öffentlich keine belastbare Aussage existiert, haben wir konservativ bewertet.
- dafür gebaut
- teilweise oder über eigene Services
- nicht im Scope
- Eingehende Mandanten-Mails automatisch klassifizierenKlassifikation im Hintergrund ohne Prompt-Arbeit.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Antwortentwürfe im Kanzlei-Stil pro MitarbeiterCopilot kann Stil imitieren, aber ohne Mandanten-Kontext.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Fristen aus freiem E-Mail-Text extrahierenGenerische Modelle erkennen Muster, aber ohne Übernahme-Routine.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Anhang-OCR und Ablage im DATEV DMSDie DATEV-API-Anbindung fehlt bei generischen Werkzeugen.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Ablage nach dem Ablage-Knigge der KanzleiVorgangsmappen, Ablage-Anweisungen und Prüfprotokoll, nicht generisch replizierbar.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Steuerrechtliche Fundstellen direkt im Antwortentwurf in Outlook belegenClara zitiert gegen die gespeicherte Fundstelle. Generische Modelle formulieren Aktenzeichen frei mit.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Fachrecherche zu BFH- und BMF-EntscheidungenClara recherchiert in Gesetzen, Rechtsprechung und BMF-Schreiben und belegt damit Aussagen im Entwurf; Kommentarliteratur bleibt Sache einer Fachdatenbank.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Zusammenfassung eines Mandanten-ProtokollsBeide können das. Clara fasst hochgeladene Protokolle und lange Dokumente zusammen und beantwortet Fragen dazu, auch zu weitergeleiteten Mails als .msg- oder .eml-Datei.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Tabellen-Analyse in ExcelCopilot arbeitet direkt in Excel. Clara rechnet über ganze Excel- und CSV-Dateien in einer abgeschotteten Umgebung und gibt das Ergebnis als neue Datei zurück.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Ad-hoc-Schreiben (Mandantenbrief, Stellungnahme)Beide schreiben auf Zuruf. Clara erstellt Briefe und Stellungnahmen als Word-Datei und bearbeitet bestehende Word-Dokumente weiter.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- § 203 StGB: dokumentierter Drittanbieter-StackEnterprise-DPA ja, die §-203-Verschwiegenheitskette ist kanzleiseitig zu dokumentieren.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
- Agent-Autonomie: eigenständig im Hintergrund arbeitenChatGPT und Copilot warten auf Prompts, Clara handelt nach Regeln.
- Clara
- ChatGPT & Copilot
| Aufgabe | ChatGPT & Copilot | Clara |
|---|---|---|
| Eingehende Mandanten-Mails automatisch klassifizierenKlassifikation im Hintergrund ohne Prompt-Arbeit. | ||
| Antwortentwürfe im Kanzlei-Stil pro MitarbeiterCopilot kann Stil imitieren, aber ohne Mandanten-Kontext. | ||
| Fristen aus freiem E-Mail-Text extrahierenGenerische Modelle erkennen Muster, aber ohne Übernahme-Routine. | ||
| Anhang-OCR und Ablage im DATEV DMSDie DATEV-API-Anbindung fehlt bei generischen Werkzeugen. | ||
| Ablage nach dem Ablage-Knigge der KanzleiVorgangsmappen, Ablage-Anweisungen und Prüfprotokoll, nicht generisch replizierbar. | ||
| Steuerrechtliche Fundstellen direkt im Antwortentwurf in Outlook belegenClara zitiert gegen die gespeicherte Fundstelle. Generische Modelle formulieren Aktenzeichen frei mit. | ||
| Fachrecherche zu BFH- und BMF-EntscheidungenClara recherchiert in Gesetzen, Rechtsprechung und BMF-Schreiben und belegt damit Aussagen im Entwurf; Kommentarliteratur bleibt Sache einer Fachdatenbank. | ||
| Zusammenfassung eines Mandanten-ProtokollsBeide können das. Clara fasst hochgeladene Protokolle und lange Dokumente zusammen und beantwortet Fragen dazu, auch zu weitergeleiteten Mails als .msg- oder .eml-Datei. | ||
| Tabellen-Analyse in ExcelCopilot arbeitet direkt in Excel. Clara rechnet über ganze Excel- und CSV-Dateien in einer abgeschotteten Umgebung und gibt das Ergebnis als neue Datei zurück. | ||
| Ad-hoc-Schreiben (Mandantenbrief, Stellungnahme)Beide schreiben auf Zuruf. Clara erstellt Briefe und Stellungnahmen als Word-Datei und bearbeitet bestehende Word-Dokumente weiter. | ||
| § 203 StGB: dokumentierter Drittanbieter-StackEnterprise-DPA ja, die §-203-Verschwiegenheitskette ist kanzleiseitig zu dokumentieren. | ||
| Agent-Autonomie: eigenständig im Hintergrund arbeitenChatGPT und Copilot warten auf Prompts, Clara handelt nach Regeln. |
Was kostet was,
ehrlich
Öffentliche Listenpreise, Stand September 2026. Enterprise-Tarife werden individuell verhandelt.
ab 25 $
pro Nutzer und Monat
ChatGPT Business rund 25 $ im Jahresabo mit Zwei-Seat-Minimum, ChatGPT Enterprise individuell. Microsoft 365 Copilot liegt bei rund 30 $ zusätzlich zur bestehenden M365-Lizenz.
ab 150 €
pro Nutzer und Monat
Agent ab 150 €, Agent + DMS ab 350 € mit Zugriff auf die DATEV-Akte. Keine Einrichtungsgebühr. Der Agent-Tarif läuft ohne DATEV-Anbindung, die Ablage in der Akte kommt erst mit Agent + DMS.
Alle Preise und Pakete →Klartext: Der Preisunterschied ist real und kein Sprachspiel. Wer nur ChatGPT-Funktionen braucht, sollte ChatGPT nutzen. Wer E-Mail-Volumen, Fristen und DMS-Ablage automatisiert haben will, vergleicht Clara sinnvollerweise mit dedizierten Kanzlei-Werkzeugen wie Voisa oder Dr. Mailo®, nicht mit einem generischen Assistenten.
Warum Clara
neben ChatGPT und Copilot
ChatGPT und Copilot sind gute generische Werkzeuge. Für den Teil des Kanzlei-Alltags, in dem Mandantendaten, Fristen und DATEV-Ablage zusammenkommen, ersetzen sie keinen dedizierten Agenten.
Clara handelt nach Regeln im Hintergrund: klassifiziert, entwirft, legt ab, eskaliert bei Unsicherheit an den Menschen. Kein Prompt-Ping-Pong, keine Wartezeit.
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 Nr. 1 StGB, § 62a StBerG, AVV nach Art. 28 DSGVO, Subprozessoren öffentlich im Trust Center. Kein berufsrechtlicher Grauraum wie bei US-Chatbots.
Offizielle APIs für Mandantenstammdaten und DMS-Upload. ChatGPT und Copilot können nicht in DATEV ablegen, für Clara ist es Kerntätigkeit.
Einspruchsfrist, Abgabefrist, USt-VA: Clara erkennt sie im Mailtext und führt sie mit dem Originalsatz in der Aufgabenliste. Kein generisches Modell macht das ohne explizite Prompt-Anweisung pro Mail.
Clara holt den Bescheid aus der DATEV-Akte, vergleicht ihn mit der Erklärung, benennt die Abweichung und legt den Einspruchsentwurf vor, auf Wunsch für hundert Bescheide auf einmal. Ein Chatfenster kennt weder den Bescheid noch die Erklärung, solange niemand beide hineinkopiert.
Hinter jeder Aussage steht eine tagesaktuelle Rechtsdatenbank: Clara nennt die amtliche Fundstelle und prüft das Zitat gegen den gespeicherten Wortlaut. Generische Modelle formulieren Aktenzeichen mit, und der Stichtag ihres Trainings steht nicht im Antwortentwurf.
Die Kanzlei bringt Clara einen wiederkehrenden Ablauf einmal bei, danach führt Clara ihn mit den Daten aus Postfach und Akte selbst aus. Ein eigener GPT hält Anweisungen bereit — ausführen muss sie jemand, Mail für Mail.
Clara lernt aus gesendeten Mails individuell: Ton, Anrede, Formulierungen. Kein Einheitsstil über alle Nutzer hinweg.
Unsere Faustregel aus Kanzlei-Gesprächen: ab etwa 50 eingehenden Mails pro Tag kanzleiweit wird die manuelle Triage zum Engpass. ChatGPT spart Zeit pro Aufgabe, Clara nimmt den Stapel ab.
Viele Kanzleien laufen mit beidem: Copilot für die Arbeit direkt in Word, Excel und Teams, Clara für den Mandanten-Posteingang, die Ablage und die Arbeit an der Akte. Details im Trust Center, auf der Preisseite oder direkt in einer Demo.
Kurzer Hinweis zum
Berufsgeheimnis
§ 203 StGB entscheidet, wer Mandantendaten überhaupt sehen darf. Die Frage gehört vor den Vertrag, nicht danach.
Bei ChatGPT Enterprise und Microsoft 365 Copilot ist die DSGVO-Seite gelöst: AVV, EU Data Residency beziehungsweise EU Data Boundary, vertragliches Zero Retention. Offen bleibt die berufsrechtliche Frage, wie die schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung der mitwirkenden Personen nach § 203 Abs. 4 Nr. 1 StGB bei einem US-Konzern mit globalen Subprozessoren sauber zustande kommt. Rechtsliteratur und Kammer-Auslegung sind hier nicht einheitlich: Einige Autoren sehen das unkritisch, andere verlangen einen expliziten § 203-Stack. Die BStBK-FAQ zur KI-Nutzung vom 11. Februar 2026 liefert die berufsständische Orientierung.
Für Clara als Drittanbieter greift § 203 StGB voll. Wir erfüllen die Anforderungen explizit: schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 Nr. 1 StGB, AVV nach Art. 28 DSGVO, § 62a StBerG, EU-only-Verarbeitung in Frankfurt und vertragliches Zero Retention bei den LLM-Anbietern.
Subprozessoren und Nachweise im Trust Center →ChatGPT, Copilot, Clara: die ehrlichen Fragen.
Kann ich ChatGPT mit Mandantendaten nutzen?
Erfüllt ChatGPT Enterprise §203 StGB?
Was kann Copilot in Outlook, was Clara nicht kann?
Brauche ich Clara, wenn ich schon Copilot habe?
Wie steht die BStBK zur KI-Nutzung?
Wo liegt der Preisunterschied konkret?
