KI-Doku-Agent für SteuerkanzleienDeine DATEV-Akte, in beide Richtungen
Clara legt Vorgänge aus dem E-Mail-Verkehr im DATEV DMS ab — und liest die Akte auch zurück: Was liegt beim Mandanten, was steht im Bescheid, welche Steuernummer gilt. Du prüfst und gibst frei.
Clara ist ein KI-Doku-Agent für Steuerkanzleien. Sie erkennt ablagerelevante Vorgänge direkt aus dem E-Mail-Verkehr, ordnet sie dem richtigen Mandanten und Register zu und legt sie im DATEV DMS ab, egal ob Vorgangsmappe, Ablageknigge oder DMS-Kategorie. Belege liest sie per OCR aus. Umgekehrt beantwortet sie Fragen aus der Akte: was beim Mandanten liegt, was im Bescheid steht, welche Steuernummer gilt. Lesend, DSGVO-konform, ohne Migration. Details im Trust Center.
Seit Juli 2026 läuft die DATEV-Anbindung in beide Richtungen. Clara legt nicht nur ab, sie liest die Akte auch zurück, ausschließlich lesend.
Frag die Akte, statt sie zu durchsuchen
„Was liegt bei Bergmann zur ESt 2023?“ — Clara durchsucht das DATEV DMS und antwortet mit den Dokumenten, die es dort wirklich gibt. Jede Antwort endet mit der Angabe, wie weit die Akte zurückreicht, damit „nicht gefunden“ nicht mit „nicht vorhanden“ verwechselt wird.
Steuernummer und Finanzamt, ohne Raten
Steuernummer, Finanzamt, Steuer-IdNr, Anschrift, zuständiger Mandatsbearbeiter: Clara zieht sie direkt aus DATEV, statt dich suchen zu lassen. Was dort nicht gepflegt ist, meldet sie als „nicht in DATEV hinterlegt“ — eine erfundene Steuernummer in einem Schreiben an das Finanzamt ist teurer als eine Lücke.
Dokument aus der Akte direkt versenden
„Schick Herrn Müller seinen ESt-Bescheid 2023.“ Clara hängt das Dokument aus der DATEV-Akte an den Entwurf, ohne Umweg über Herunterladen und manuelles Anhängen. Vor dem Annehmen öffnest du es zur Kontrolle. Nichts verlässt DATEV, bevor du zustimmst.
bevor du zustimmst.
Der Weg vom Postfach ins DMS: erkennen, zuordnen, auslesen, einordnen, vollständig abschließen. Du prüfst und gibst frei.
Erkennung relevanter E-Mails
Clara erkennt anhand von Betreff und Inhalt, welche E-Mails zu einem dokumentationspflichtigen Vorgang gehören, und bereitet die Ablage direkt vor. Auch ausgehende Mails: dort bestimmt der Empfänger den Mandanten, nicht der Absender. Nichts geht verloren.
- Schmidt KGGehaltsänderung Frau Weber ab April
- DATEVNewsletter · Update April
- Müller GmbHRechnung 2026-0412 zur Ablage
- Meier OHGVertragsänderung Q2 unterschrieben
Richtiger Mandant, direkt erkannt
Clara ordnet anhand belastbarer Treffer zu: Registername, Mandantennummer, die Nummer im Dateinamen eines DATEV-Exports, der Absender aus der bisherigen Ablagehistorie. Auch Sonderfälle sitzen: Einzelunternehmer, nach Zweck getrennte Mandantennummern für Lohn oder PV, gleichnamige Familienbetriebe. Bei Unsicherheit fragt Clara nach, statt zu raten.
Belegdaten, sofort strukturiert
Clara liest Anhänge aus und extrahiert die relevanten Daten, strukturiert und zur Freigabe bereit. Mehrere logische Dokumente in einer PDF trennt sie seitenweise. Keine manuelle Erfassung mehr.
Jede Mail, jeder Anhang, eine Entscheidung
Ein Ablauf endet erst, wenn für jede E-Mail und jeden Anhang ein Ergebnis feststeht: abgelegt oder mit Begründung übersprungen. Stilles Weglassen gibt es nicht. Was Clara nicht eindeutig zuordnen kann, landet nicht irgendwo, sondern kommt als „bitte manuell prüfen“ zurück.
Anlage an den Vorgang, nicht neben ihn
Vor jeder Neuanlage prüft Clara, ob die Mail in eine bestehende Vorgangsmappe oder an ein kürzlich bewegtes Dokument gehört. Die von der Kanzlei angelegten Mappen wiegen dabei am schwersten. Passt nur ein alter, lose verwandter Treffer, legt Clara lieber neu an, statt den Vorgang in einer Akte von vor Monaten zu begraben.
Automatische Anpassung auf deine Ablagestruktur
Jede Kanzlei archiviert anders: Clara lernt deine Ablageknigge, Vorgangsmappen oder DMS-Kategorien und übernimmt genau dieses Schema. Ob der Mail-Text im Dokument vor oder hinter den Anhängen liegt, entscheidet die Kanzlei.
- AblagekniggeJahr / Mandant / Typ✓
- Vorgangsmappennach Vorgangsart✓
- DMS-KategorienDATEV-Standard✓
Die Felder, an denen Wiederfinden hängt
Veranlagungsjahr und -monat inklusive der DATEV-Quartalscodes, Belegdatum aus dem Dokument selbst statt aus dem Eingangsdatum der Mail, Handakte-Kennzeichnung nach deiner Gewohnheit. Ein Bescheid von 2024, der 2026 ankommt, wird als 2024 abgelegt.
Beide Richtungen laufen nur so weit, wie die Kanzlei sie freigibt.
Wer was sehen darf, legt die Kanzlei fest
Einzelne Mandanten lassen sich vom Clara-Zugriff ganz ausnehmen — die Sperre gilt für Lesen und Ablage und wird serverseitig erzwungen, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet. Zusätzlich entscheiden Org-Admins pro Mitarbeiter, ob Suche und Lesezugriff auf DATEV erlaubt sind.
Zum Trust CenterIn 15 Minuten startklar
Keine neue Infrastruktur, kein IT-Aufwand. Clara dockt über die offizielle DATEV-Schnittstelle an dein bestehendes DMS an.
Verbinden
DATEV DMS über die offizielle DATEVconnect-API anbinden. Bestehende Mandantenstruktur, Register und Berechtigungen bleiben, wie sie sind. Keine Migration, keine neue Infrastruktur.
Festlegen
Clara lernt deine individuelle Ablagestruktur: Ablageknigge, Vorgangsmappen oder DMS-Kategorien. Du legst fest, welche Mandanten ausgenommen sind und wer im Team DATEV lesen darf.
Clara aktiv
Clara bereitet Ablagen vor, erkennt Fortsetzungen bestehender Vorgänge und beantwortet Fragen aus der Akte. Jede E-Mail und jeder Anhang bekommt eine Entscheidung, die du siehst und freigibst.
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„Beeindruckend, wie strukturiert Clara unsere Kommunikation aufbereitet und Dokumente automatisiert verarbeitet."
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